Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает
Максим Демеш
16 мая 2023
695
Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный. Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.
Подключение организации к ЭДО
Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.
Электронный документ — задокументированная информация в электронном виде, подписанная цифровой электронной подписью владельца, которая предназначена для использования исключительно на компьютерах и других средствах обработки информации.
Электронный документ приобретает юридическую силу только после подписания электронной подписью.
Электронный документооборот — это автоматизированный обмен электронными документами между организациями при помощи специализированного программного обеспечения, бесперебойное и безошибочное функционирование которого обеспечивает оператор электронного документооборота.
*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.
Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.
Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении. Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.
Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.
Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.
Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:
дает знать Налоговой службе о том, что та или иная организация или ИП подключились к ЭДО
предоставляет защиту данных использую защищенные каналы связи
соблюдает нормы и требования закона
проверяет на подлинность ЭП клиентов
Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:
Отправитель создает электронный документ (например, заявление или письмо)
Отправитель подписывает документ электронной подписью
Отправитель направляет документ контрагенту (ели организация-получатель не имеет ЭДО, то на ее e-mail придет приглашения для регистрации)
Получатель на своем компьютере получает электронный документ
Получатель принимает или отклоняет его с указанием причины
Подписанный получателем документ отправляется отправителю
Отправитель получает уведомление
Отправитель выполняет поправки (если нужно) или создает новый документ
Функции электронного документооборота
Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления.
Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:
Создание документов в соответствии с разработанными шаблонами,
Автоматизация ввода данных,
Редактирование и корректировка документов,
Устранение человеческого фактора (ошибок),
Регистрация документов,
Подпись документов,
Экспертиза документов и согласование,
Хранение документов,
Увеличение скорости оформления документов, а следовательно работы организации,
Отправка контрагентам,
Сокращение сроков взаимодействия между организациями,
Устранение риска потери важных документов,
Систематизация и удобный поиск.
Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:
1. Достигнуть повышения качества управления организацией — ЭДО помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не мог попасть посторонний. Можно отслеживать движение документов, сроки обработки, затраченное сотрудниками время.
2. Повышение качества работы организации — увеличение скорости работы организации, сокращение сроков оформления документов позволяет быстрее оформлять отгрузки, заказы и др. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать ввод данных типовых документов тем самым сокращая саму возможность совершения ошибки пользователем программы.
3. Автоматизация процессов взаимодействия — организации и контрагенты в разы быстрее обмениваются информацией и документами. Внесение исправлений и корректировок занимают меньше времени. Все процессы отлаживаются и функционируют без сбоев. Улучшается взаимодействие сотрудников внутри фирмы.
Преимущества ЭДО
Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:
прозрачность документопотока (всегда можно отследить на какой стадии обработки находится документ)
сокращение рутины (оформление привычных документов занимает гораздо меньше времени)
сокращение времени на поиск (электронный документ невозможно потерять и легко найти)
Увеличение скорости документооборота (как внутри организации, так и за ее пределами: особенно сильно экономится время при обмене документами между филиалами в разных городах)
сокращение издержек (на бумагу, офисные принадлежности, картриджи с краской, принтеры, курьеров, почту России и др.)
автоматизация бизнес процессов
повышение эффективности фирмы (сокращение издержек на содержание лишних помещений для хранения документов, электронные документы хранятся в электронном архиве и не требуют места)
можно получить доступ к документации в любой момент в любом месте (все документы хранятся на серверах)
удобно для удаленной работы (во время коронавируса многие сотрудники перешли на удаленную работу, ЭДО позволит всем сотрудникам организации взаимодействовать без проблем)
ЭЦП невозможно подделать
Недостатки электронного документооборота
Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:
Затраты на подключение и интеграцию, затраты на оборот
Трата времени на внедрение, отладку рабочих процессов, настройку программы и разграничение прав доступа
Затраты на обучение сотрудников
Затраты на оформление электронных подписей для сотрудников
Необходимость нанять сотрудника для обслуживания работы программы (если организация достаточно крупная)
Когда нужен электронный документооборот
Рассмотрим случаи, когда ЭДО использовать действительно необходимо:
1. Взаимодействие с государственными органами и системами — с каждым годом количество электронной отчетности становится все больше, это и электронные больничные, и работа с электронными ВСД в Меркурий, и алкогольные декларации в ЕГАИС и многое другое. Такой подход упрощает работу с документами и подачу отчетности, экономит бумагу и бережет экологию.
2. Работа с маркировкой Честный знак — все участники оборота маркированных товаров обязаны работать с электронными накладными с кодами маркировки (УПД), поэтому установка ЭДО строго обязательна.
3. Участие в торгах — для того, чтобы продать или купить товар на аукционных и иных торговых площадках нужна электронная подпись и электронный документооборот.
4. Управление дебиторской задолженностью — все организации работающие по схеме созвон-оплата по электронному счету-отправка документов почтой и возвращение подписанных экземпляров, так или иначе имеют дело с кассовыми разрывами и дебиторской задолженностью. ЭДО в таком случае существенно упрощает жизнь и сокращает сроки оформления документов.
5. Документооборот торговых сетей — помимо обмена документами с ГИС, существенная часть документооборота связана с логистикой, счетами, оформлением заказов, погрузкой/отгрузкой и др. Здесь ЭДО позволяет автоматизировать важные бизнес процессы, без него работа попросту встанет или затянется, а предприятие потерпит убытки.
ЭДО для маркировки Честный Знак
Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:
напрямую у оператора ЭДО,
через посредников (сервисные центры),
ЭДО в составе товароучетного сервиса.
Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):
Контур.Маркет
СБИС
1С:Розница
МТС Касса и др.
Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.
Внедрение ЭДО
Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:
1. Разработайте учетную политику работы с электронными документами и электронными подписями.
2. Обрисуйте схему и порядок документооборота в организации. После интеграции с ЭДО работа должна продолжиться в том же порядке и по той же схеме, что и раньше, только бумажные документы заменятся электронными.
3. Выберите нужный вам тип программы ЭДО: компьютерная программа (требует интеграции с уже существующими программами и системами) или веб-версия (подходит небольшому бизнесу, когда работа с документами ведется не ежедневно). Обычно электронный документооборот (СЭД) устанавливают на сервер организации и интегрируют с учетной программой. Полученное таким образом решение позволит использовать привычный интерфейс программы.
4. Оформите электронную подпись на владельца организации и всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. Чтобы получить ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. ЭЦП — сертификат электронной подписи, который записан на носитель (защищенный от изменений). ЭЦП используется с программой криптопровайдера, который обеспечивает защиту (шифрование). Бывают также облачные электронные подписи. Их файлы хранятся на серверах удостоверяющего центра и их можно использовать при наличии интернета когда и где угодно.
5. Выберите оператора ЭДО и подключитесь (нужно заключить договор).
6. Получите идентификатор участника ЭДО (это код по вашей организации)
7. Если требуется работа с маркировкой, то нужно заключить дополнительное соглашение (использование УПД).
8. Для начала работы отправьте приглашения организациям-партнерам, с которыми вы работаете.
Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.
Как выбрать оператора ЭДО
Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:
стоимость и перечень услуг
наличие соглашение об уровне качества (SLA)
поддержка работы с цифровой маркировкой
совместимость с учетной системой вашей фирмы и возможность интеграции
наличие роуминга при отправке документов в организации, которые являются клиентами других операторов ЭДО
наличие демо-режима для оценки удобства работы личного кабинета и его функциональных возможностей
Программы электронного документооборота
Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:
Коробочные варианты — универсальные решения с набором стандартных функций. Минусом такой программы является ее ограниченность в возможностях и невозможность адаптации под конкретный бизнес. Плюсами являются: относительная дешевизна, простота интеграции и работы. Большое количество плюсов делает коробочные решения наиболее популярными среди программ ЭДО.
Индивидуальные проекты — программные продукты, адаптированные под конкретную организацию. Такие программы требуют интеграции, обучения сотрудников и стоят довольно дорого. Такие решения рекомендуются крупным организациям и фирмам с особой узконаправленной спецификой работы.
Совмещенные варианты — готовая программа, которая позволяет вносить индивидуальные настройки. Цена итоговой программы может быть невысокой. Внедрение и разработка продукта потребует меньше средств, чем создание индивидуального решения.
Популярные программы ЭДО:
1С:Документооборот
Контур.Диадок
Ландокс
Астрал.ЭДО
Практика
ELMA365 ECM
СБИС ЭДО
Director
TESSA
Такском Файлер
А2B СЭД
ТЕЗИС
СЭД «ДЕЛО»
Директум
Что включает система электронного документооборота
Использование системы электронного документооборота (СЭД) предполагает работу с такими юридически важными документами как:
Документы в произвольном виде
Универсальный передаточный документ (УПД)
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Документ на передачу товаров
Документ на передачу результатов работ
Акт передачи прав
Акт оказания услуг
Заказ товара
Ответ на заказ
Отчет о продажах/списаниях комиссионных товаров
Прайс-лист
Соглашение по изменению цены
Счета на оплату
Как работать с УПД
Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость.
Можно сформировать следующие виды УПД:
счет-фактура
счет-фактура и передаточный документ (как счет-фактура и первичный учетный документ)
передаточный документ (как первичный учетный документ для УСН)
Как пользоваться ЭДО
Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.
Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:
Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.
Максим Демеш
md@kassaofd.ru
Нужна помощь в подключении ЭДО?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать и подключить ЭДО.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в…
Программа Контур.Маркет — один из популярнейших кассовых и товароучетных веб-сервисов работающий с цифровой маркировкой Честный Знак. Решение предназначено для розничной торговли и организаций общепита. Контур.Маркет Маркировка — оптимальное решение для…
Контур.Маркет — популярный сервис для ведения товарного учета в розничной торговле. Сервис имеет большое количество функций, позволяет работать с ЕГАИС и вести отчетность в Росалкогольрегулирование, работать с документами в Меркурий…
Пользователи, работающие в «Честном ЗНАКе», могут сталкиваться с ошибками маркировки. Чтобы их устранить, нужно выяснить причины ― почему возник сбой. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправления. Обслуживание онлайн-касс…
532Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!