Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает

Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный. Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.

Подключение организации к ЭДО

Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.

Узнать подробности

Оглавление

• Что такое электронный документооборот
• Как работает ЭДО
• Функции электронного документооборота
• Преимущества ЭДО
• Недостатки электронного документооборота
• ЭДО для маркировки Честный Знак
• Внедрение ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО
• Программы электронного документооборота
• Что включает СЭД

Что такое электронный документооборот

*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.

Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.

Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении. Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.

Как работает электронный документооборот

Участники электронного документооборота:

• Организации (хозяйствующие субъекты),
• Индивидуальные предприниматели (хозяйствующие субъекты),
• Сотрудники организаций,
• Операторы электронного документооборота.

Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.

Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.

Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:

• дает знать Налоговой службе о том, что та или иная организация или ИП подключились к ЭДО
• предоставляет защиту данных использую защищенные каналы связи
• соблюдает нормы и требования закона
• проверяет на подлинность ЭП клиентов

Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:

• Отправитель создает электронный документ (например, заявление или письмо)
• Отправитель подписывает документ электронной подписью
• Отправитель направляет документ контрагенту (ели организация-получатель не имеет ЭДО, то на ее e-mail придет приглашения для регистрации)
• Получатель на своем компьютере получает электронный документ
• Получатель принимает или отклоняет его с указанием причины
• Подписанный получателем документ отправляется отправителю
• Отправитель получает уведомление
• Отправитель выполняет поправки (если нужно) или создает новый документ

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления. 

Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:

• Создание документов в соответствии с разработанными шаблонами,
• Автоматизация ввода данных,
• Редактирование и корректировка документов,
• Устранение человеческого фактора (ошибок),
• Регистрация документов,
• Подпись документов,
• Экспертиза документов и согласование,
• Хранение документов,
• Увеличение скорости оформления документов, а следовательно работы организации,
• Отправка контрагентам,
• Сокращение сроков взаимодействия между организациями,
• Устранение риска потери важных документов,
• Систематизация и удобный поиск.

Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:

1. 1. Достигнуть повышения качества управления организацией — ЭДО помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не мог попасть посторонний. Можно отслеживать движение документов, сроки обработки, затраченное сотрудниками время.
2. 2. Повышение качества работы организации — увеличение скорости работы организации, сокращение сроков оформления документов позволяет быстрее оформлять отгрузки, заказы и др. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать ввод данных типовых документов тем самым сокращая саму возможность совершения ошибки пользователем программы.
3. 3. Автоматизация процессов взаимодействия — организации и контрагенты в разы быстрее обмениваются информацией и документами. Внесение исправлений и корректировок занимают меньше времени. Все процессы отлаживаются и функционируют без сбоев. Улучшается взаимодействие сотрудников внутри фирмы.

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:

• прозрачность документопотока (всегда можно отследить на какой стадии обработки находится документ)
• сокращение рутины (оформление привычных документов занимает гораздо меньше времени)
• сокращение времени на поиск (электронный документ невозможно потерять и легко найти)
• Увеличение скорости документооборота (как внутри организации, так и за ее пределами: особенно сильно экономится время при обмене документами между филиалами в разных городах)
• сокращение издержек (на бумагу, офисные принадлежности, картриджи с краской, принтеры, курьеров, почту России и др.)
• автоматизация бизнес процессов
• повышение эффективности фирмы (сокращение издержек на содержание лишних помещений для хранения документов, электронные документы хранятся в электронном архиве и не требуют места)
• можно получить доступ к документации в любой момент в любом месте (все документы хранятся на серверах)
• удобно для удаленной работы (во время коронавируса многие сотрудники перешли на удаленную работу, ЭДО позволит всем сотрудникам организации взаимодействовать без проблем)
• ЭЦП невозможно подделать

Недостатки электронного документооборота

Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:

• Затраты на подключение и интеграцию, затраты на оборот
• Трата времени на внедрение, отладку рабочих процессов, настройку программы и разграничение прав доступа
• Затраты на обучение сотрудников
• Затраты на оформление электронных подписей для сотрудников
• Необходимость нанять сотрудника для обслуживания работы программы (если организация достаточно крупная)

Когда нужен электронный документооборот

Рассмотрим случаи, когда ЭДО использовать действительно необходимо:

1. 1. Взаимодействие с государственными органами и системами — с каждым годом количество электронной отчетности становится все больше, это и электронные больничные, и работа с электронными ВСД в Меркурий, и алкогольные декларации в ЕГАИС и многое другое. Такой подход упрощает работу с документами и подачу отчетности, экономит бумагу и бережет экологию.
2. 2. Работа с маркировкой Честный знак — все участники оборота маркированных товаров обязаны работать с электронными накладными с кодами маркировки (УПД), поэтому установка ЭДО строго обязательна.
3. 3. Участие в торгах — для того, чтобы продать или купить товар на аукционных и иных торговых площадках нужна электронная подпись и электронный документооборот.
4. 4. Управление дебиторской задолженностью — все организации работающие по схеме созвон-оплата по электронному счету-отправка документов почтой и возвращение подписанных экземпляров, так или иначе имеют дело с кассовыми разрывами и дебиторской задолженностью. ЭДО в таком случае существенно упрощает жизнь и сокращает сроки оформления документов.
5. 5. Документооборот торговых сетей — помимо обмена документами с ГИС, существенная часть документооборота связана с логистикой, счетами, оформлением заказов, погрузкой/отгрузкой и др. Здесь ЭДО позволяет автоматизировать важные бизнес процессы, без него работа попросту встанет или затянется, а предприятие потерпит убытки.

ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:

• напрямую у оператора ЭДО,
• через посредников (сервисные центры),
• ЭДО в составе товароучетного сервиса.

Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):

• Контур.Маркет
• СБИС
• 1С:Розница
• МТС Касса и др.

Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.

Внедрение ЭДО

Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:

1. 1. Разработайте учетную политику работы с электронными документами и электронными подписями.
2. 2. Обрисуйте схему и порядок документооборота в организации. После интеграции с ЭДО работа должна продолжиться в том же порядке и по той же схеме, что и раньше, только бумажные документы заменятся электронными.
3. 3. Выберите нужный вам тип программы ЭДО: компьютерная программа (требует интеграции с уже существующими программами и системами) или веб-версия (подходит небольшому бизнесу, когда работа с документами ведется не ежедневно). Обычно электронный документооборот (СЭД) устанавливают на сервер организации и интегрируют с учетной программой. Полученное таким образом решение позволит использовать привычный интерфейс программы.
4. 4. Оформите электронную подпись на владельца организации и всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. Чтобы получить ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. ЭЦП — сертификат электронной подписи, который записан на носитель (защищенный от изменений). ЭЦП используется с программой криптопровайдера, который обеспечивает защиту (шифрование). Бывают также облачные электронные подписи. Их файлы хранятся на серверах удостоверяющего центра и их можно использовать при наличии интернета когда и где угодно.
5. 5. Выберите оператора ЭДО и подключитесь (нужно заключить договор). 
6. 6. Получите идентификатор участника ЭДО (это код по вашей организации)
7. 7. Если требуется работа с маркировкой, то нужно заключить дополнительное соглашение (использование УПД).
8. 8. Для начала работы отправьте приглашения организациям-партнерам, с которыми вы работаете.

Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.

Как выбрать оператора ЭДО

Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:

• стоимость и перечень услуг
• наличие соглашение об уровне качества (SLA)
• поддержка работы с цифровой маркировкой
• совместимость с учетной системой вашей фирмы и возможность интеграции
• наличие роуминга при отправке документов в организации, которые являются клиентами других операторов ЭДО
• наличие демо-режима для оценки удобства работы личного кабинета и его функциональных возможностей

Программы электронного документооборота

Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:

• Коробочные варианты — универсальные решения с набором стандартных функций. Минусом такой программы является ее ограниченность в возможностях и невозможность адаптации под конкретный бизнес. Плюсами являются: относительная дешевизна, простота интеграции и работы. Большое количество плюсов делает коробочные решения наиболее популярными среди программ ЭДО.
• Индивидуальные проекты — программные продукты, адаптированные под конкретную организацию. Такие программы требуют интеграции, обучения сотрудников и стоят довольно дорого. Такие решения рекомендуются крупным организациям и фирмам с особой узконаправленной спецификой работы.
• Совмещенные варианты — готовая программа, которая позволяет вносить индивидуальные настройки. Цена итоговой программы может быть невысокой. Внедрение и разработка продукта потребует меньше средств, чем создание индивидуального решения.

Популярные программы ЭДО:

Что включает система электронного документооборота

Использование системы электронного документооборота (СЭД) предполагает работу с такими  юридически важными документами как:

• Документы в произвольном виде
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Универсальный корректировочный документ (УКД)
• Документ на передачу товаров
• Документ на передачу результатов работ
• Акт передачи прав
• Акт оказания услуг
• Заказ товара
• Ответ на заказ
• Отчет о продажах/списаниях комиссионных товаров
• Прайс-лист
• Соглашение по изменению цены
• Счета на оплату

Как работать с УПД

Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость. 

Можно сформировать следующие виды УПД:

• счет-фактура
• счет-фактура и передаточный документ (как счет-фактура и первичный учетный документ)
• передаточный документ (как первичный учетный документ для УСН)

Как пользоваться ЭДО

Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.

Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:

Инструкция по работе с ЭДО Контур.Диадок

Инструкция по работе с 1С ЭДО (1С:Управление торговлей)

Инструкция по работе с Астрал ЭДО

Инструкция по работе с ЭДО Такском Файлер

Также читают:

Подключение к ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в…

---

784 Узнать больше

Контур.Маркет и маркировка товаров в Честный Знак

Программа Контур.Маркет — один из популярнейших кассовых и товароучетных веб-сервисов работающий с цифровой маркировкой Честный Знак. Решение предназначено для розничной торговли и организаций общепита. Контур.Маркет Маркировка — оптимальное решение для…

---

340 Узнать больше

Контур.Маркет обзор товароучетного сервиса для бизнеса

Контур.Маркет — популярный сервис для ведения товарного учета в розничной торговле. Сервис имеет большое количество функций, позволяет работать с ЕГАИС и вести отчетность в Росалкогольрегулирование, работать с документами в Меркурий…

---

987 Узнать больше

Ошибки маркировки товаров в «Честном ЗНАКе»

Пользователи, работающие в «Честном ЗНАКе», могут сталкиваться с ошибками маркировки. Чтобы их устранить, нужно выяснить причины ― почему возник сбой. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправления. Обслуживание онлайн-касс…

---

532 Узнать больше