Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный. Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.
Оглавление
Электронный документ — задокументированная информация в электронном виде, подписанная цифровой электронной подписью владельца, которая предназначена для использования исключительно на компьютерах и других средствах обработки информации.
Электронный документооборот приобретает юридическую силу только после подписания электронной подписью.
Электронный документооборот — это автоматизированный обмен электронными документами между организациями при помощи специализированного программного обеспечения, бесперебойное и безошибочное функционирование которого обеспечивает оператор электронного документооборота.
*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.
Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.
Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении. Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.
Участники электронного документооборота:
Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.
Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.
Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:
Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:
Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления.
Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:
Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:
Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:
Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:
Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:
Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):
Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.
Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:
Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.
Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:
Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:
Популярные программы ЭДО:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Использование электронного документооборота предполагает работу с такими юридически важными документами как:
Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость.
Можно сформировать следующие виды УПД:
Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.
Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:
Инструкция по работе с ЭДО Контур.Диадок
Инструкция по работе с 1С ЭДО (1С:Управление торговлей)
Инструкция по работе с Астрал ЭДО
Инструкция по работе с ЭДО Такском Файлер
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь в подключении ЭДО?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать и подключить ЭДО.
Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в цифровое поле. Что это такое, как с ним работать, какие необходимы документы для подключения к ЭДО, как подключить — все самое важное мы рассмотрим далее в статье. Пройти тест«Готовы ли…
В данной статье мы рассмотрим известный продукт компании «Контур» для маркировки. Изучим основные возможности программного обеспечения, тарификацию и другие моменты. СКБ Контур ― известный разработчик программного обеспечения в России. Один из его продуктов ― товароучетный веб-сервис «Контур.Маркет» для розничной торговли и общепита. Программное обеспечение рекомендовано для малой розницы и сетей, объединяющих до 100 торговых точек. «Контур.Маркет» используется для работы с…
Контур.Маркет — популярный сервис для ведения товарного учета в розничной торговле. Сервис имеет большое количество функций, позволяет работать с ЕГАИС и вести отчетность в Росалкогольрегулирование, работать с документами в Меркурий и вести продажи маркированных товаров (сигареты и табак). Программа простая и удобная. В ней легко можно работать нескольким сотрудникам одновременно. Ниже мы подробно рассмотрим возможности системы Контур.Маркет, тарифы и принцип…
Пользователи, работающие в «Честном ЗНАКе», могут сталкиваться с ошибками маркировки. Чтобы их устранить, нужно выяснить причины ― почему возник сбой. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправления. Обслуживание онлайн-касс Осуществляем техническую поддержку и помощь в обслуживании ККТ. Решим проблемы и ошибки на кассе в кратчайшие сроки. Подробнее о предложении Оглавление УКЭП не найдена или не настроено ПО для работы…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!