+7(499)703-15-51 Москва
+7 (800) 777-10-65 Регионы
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
|
|
|
Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает

Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает

Максим Демеш
8 июля 2022
630

Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный. Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.

Подключение к ЭДО

Подключение организации к ЭДО

Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.

Узнать подробности

Оглавление

Электронный документооборот — что это такое

Электронный документ — задокументированная информация в электронном виде, подписанная цифровой электронной подписью владельца, которая предназначена для использования исключительно на компьютерах и других средствах обработки информации.

Электронный документооборот приобретает юридическую силу только после подписания электронной подписью.

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен электронными документами между организациями при помощи специализированного программного обеспечения, бесперебойное и безошибочное функционирование которого обеспечивает оператор электронного документооборота.

*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.

Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.

Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении. Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.

Электронный документооборот — как он работает

Участники электронного документооборота:

Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.

Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.

Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:

Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления. 

Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:

Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:

  1. 1. Достигнуть повышения качества управления организацией — ЭДО помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не мог попасть посторонний. Можно отслеживать движение документов, сроки обработки, затраченное сотрудниками время.
  2. 2. Повышение качества работы организации — увеличение скорости работы организации, сокращение сроков оформления документов позволяет быстрее оформлять отгрузки, заказы и др. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать ввод данных типовых документов тем самым сокращая саму возможность совершения ошибки пользователем программы.
  3. 3. Автоматизация процессов взаимодействия — организации и контрагенты в разы быстрее обмениваются информацией и документами. Внесение исправлений и корректировок занимают меньше времени. Все процессы отлаживаются и функционируют без сбоев. Улучшается взаимодействие сотрудников внутри фирмы.

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:

Недостатки электронного документооборота

Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:

ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:

Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):

Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.

Внедрение ЭДО

Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:

  1. 1. Разработайте учетную политику работы с электронными документами и электронными подписями.
  2. 2. Обрисуйте схему и порядок документооборота в организации. После интеграции с ЭДО работа должна продолжиться в том же порядке и по той же схеме, что и раньше, только бумажные документы заменятся электронными.
  3. 3. Выберите нужный вам тип программы ЭДО: компьютерная программа (требует интеграции с уже существующими программами и системами) или веб-версия (подходит небольшому бизнесу, когда работа с документами ведется не ежедневно). Обычно электронный документооборот (СЭД) устанавливают на сервер организации и интегрируют с учетной программой. Полученное таким образом решение позволит использовать привычный интерфейс программы.
  4. 4. Оформите электронную подпись на владельца организации и всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. Чтобы получить ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. ЭЦП — сертификат электронной подписи, который записан на носитель (защищенный от изменений). ЭЦП используется с программой криптопровайдера, который обеспечивает защиту (шифрование). Бывают также облачные электронные подписи. Их файлы хранятся на серверах удостоверяющего центра и их можно использовать при наличии интернета когда и где угодно.
  5. 5. Выберите оператора ЭДО и подключитесь (нужно заключить договор). 
  6. 6. Получите идентификатор участника ЭДО (это код по вашей организации)
  7. 7. Если требуется работа с маркировкой, то нужно заключить дополнительное соглашение (использование УПД).
  8. 8. Для начала работы отправьте приглашения организациям-партнерам, с которыми вы работаете.

Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.

Как выбрать оператора ЭДО

Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:

Программы электронного документооборота

Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:

Популярные программы ЭДО:

  • 1С:Документооборот
  • Контур.Диадок
  • Ландокс
  • Астрал.ЭДО
  • Практика
  • ELMA365 ECM
  • СБИС ЭДО
  • Director
  • TESSA
  • Такском Файлер
  • А2B СЭД
  • ТЕЗИС
  • СЭД «ДЕЛО»
  • Директум
 

Как работать в ЭДО

Использование электронного документооборота предполагает работу с такими  юридически важными документами как:

СЭД как работать с УПД

Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость. 

Можно сформировать следующие виды УПД:

Как пользоваться ЭДО

Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.

Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:

Инструкция по работе с ЭДО Контур.Диадок

Инструкция по работе с 1С ЭДО (1С:Управление торговлей)

Инструкция по работе с Астрал ЭДО

Инструкция по работе с ЭДО Такском Файлер


Макс Демеш

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Максим Демеш

md@kassaofd.ru


Нужна помощь в подключении ЭДО?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать и подключить ЭДО.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Онлайн-кассы

Онлайн-кассы

Перейти

POS-системы

POS-системы

Перейти

Сканеры штрих-кодов

Сканеры штрих-кодов

Перейти

Весы

Весы

Перейти

Кассовое программное обеспечение

Программное обеспечение

Перейти

Услуги

Наши услуги

Перейти

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Также читают:

Подключение к ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в цифровое поле. Что это такое, как с ним работать, какие необходимы документы для подключения к ЭДО, как подключить — все самое важное мы рассмотрим далее в статье. Пройти тест«Готовы ли…


415 Узнать больше

«Контур.Маркет» и маркировка товаров в «Честный Знак»

В данной статье мы рассмотрим известный продукт компании «Контур» для маркировки. Изучим основные возможности программного обеспечения, тарификацию и другие моменты. СКБ Контур ― известный разработчик программного обеспечения в России. Один из его продуктов ― товароучетный веб-сервис «Контур.Маркет» для розничной торговли и общепита. Программное обеспечение рекомендовано для малой розницы и сетей, объединяющих до 100 торговых точек. «Контур.Маркет» используется для работы с…


355 Узнать больше

Контур.Маркет обзор товароучетного сервиса для бизнеса

Контур.Маркет — популярный сервис для ведения товарного учета в розничной торговле. Сервис имеет большое количество функций, позволяет работать с ЕГАИС и вести отчетность в Росалкогольрегулирование, работать с документами в Меркурий и вести продажи маркированных товаров (сигареты и табак). Программа простая и удобная. В ней легко можно работать нескольким сотрудникам одновременно. Ниже мы подробно рассмотрим возможности системы Контур.Маркет, тарифы и принцип…


414 Узнать больше

Ошибки маркировки товаров в «Честном ЗНАКе»

Пользователи, работающие в «Честном ЗНАКе», могут сталкиваться с ошибками маркировки. Чтобы их устранить, нужно выяснить причины ― почему возник сбой. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправления. Обслуживание онлайн-касс Осуществляем техническую поддержку и помощь в обслуживании ККТ. Решим проблемы и ошибки на кассе в кратчайшие сроки. Подробнее о предложении Оглавление УКЭП не найдена или не настроено ПО для работы…


369 Узнать больше
Подпишитесь на рассылку

Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.

Остались вопросы?

Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!

Закажите обратный звонок Мы свяжемся с вами как можно скорее!
У вас есть вопрос? Напишите нам Мы ответим на ваш вопрос как можно скорее!
Выберете ваш город: Моего города нет в списке