Система ЭДО предназначена для обмена электронными документами — кадровыми, между сотрудниками компании, с контрагентами, госорганами. Вместо кипы бумаг — файлы в виртуальном пространстве.
Для одних электронный документооборот — это удобство, для других — требование закона. Например, участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны обмениваться документами с контрагентами и «Честным ЗНАКом» только в электронном формате. Файлы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданные через ЭДО, равносильны собственноручно подписанным документам на бумаге.
Представляем рейтинг ЭДО — наиболее известных провайдеров. Расскажем, как выбрать систему электронного документооборота и подключиться к ней.
Подключение организации к ЭДО
Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.
При выборе провайдера ЭДО обращайте внимание на следующие критерии:
количество подключенных компаний — это указывает на популярность оператора, а значит, качество его услуг;
роуминг (обеспечивает возможность обмениваться документами с контрагентами, подключенными к другим системам ЭДО) — сколько сторонних операторов поддерживает компания;
возможность обмена документами с международными компаниями;
форматы поддерживаемых документов;
наличие демо-версии, позволяющей опробовать систему бесплатно;
тарифный план.
Важно! Любая используемая система должна присутствовать в реестре операторов ЭДО на сайте ФНС.
Топ-7 операторов ЭДО: краткие обзоры
В рейтинг лучших компаний электронного документооборота мы включили следующих провайдеров:
1. «Контур.Диадок».
2. «Такском».
3. «СБИС».
4. «Калуга Астрал».
5. «Сбер Корус».
6. «Линк-сервис».
7. «Точка».
Обратите внимание, все операторы ЭДО из рейтинга аккредитованы ФНС и отобраны на основании критериев удобства, надежности и гибкости для клиентов. Тарифы, представленные в обзорах, могут меняться. Актуальные данные о стоимости продуктов — на официальных сайтах их разработчиков.
«Контур.Диадок»
На первом месте рейтинга мы разместили «Контур.Диадок» — оператора ЭДО, представленного компанией СКБ Контур. Через него можно отправлять акты, накладные, счета-фактуры, УПД и прочую электронную документацию — без дублирования на бумаге.
Возможности:
обмен кадровыми документами с помощью модуля КЭДО, а также с контрагентами и госсистемами;
создание документов с помощью встроенного редактора или их загрузка с компьютера;
отправка документов на согласование или подпись одному или всем сотрудникам подразделения;
маршруты согласования — автоматическое распределение документации по подразделениям и ответственным сотрудникам;
сверка взаиморасчетов с контрагентами с помощью модуля «Взаиморасчеты» — автоматическое сравнение данных по операциям с партнерами и обнаружение расхождений;
поддержка роуминга — обмен с пользователями, подключенными к другим системам ЭДО.
Способы работы в «Контур.Диадок»:
в веб-браузере — не нужно устанавливать дополнительные программы;
с помощью интеграции с товароучетной системой — предусмотрен готовый модуль для 1С; для совместимости с другими программами учета используется API, коннектор или комплекс «Контур.ERP» для SAP;
в мобильном приложении — бесплатно устанавливается на iOS- и Android-устройства.
Плюсы «Контур.Диадок»:
возможность обмениваться разными документами, в том числе УПД, который используется для прослеживания товаров, подлежащих маркировке;
защита файлов с помощью автоматического троекратного копирования и бесплатное хранение копий на нескольких серверах;
возможность подключения неограниченного количества пользователей.
Минусы:
предпринимателям, работающим с маркированными товарами, придется устанавливать дополнительный сервис для передачи данных в систему мониторинга;
иногда служба техподдержки задерживается с ответами.
Входящие файлы бесплатны, исходящие — оплачиваются согласно подключенному годовому тарифу:
250 исходящих — 1 900 руб.;
600 исходящих — 4 200 руб.;
1 200 исходящих — 7 800 руб.;
3 000 исходящих — 18 600 руб.
Чтобы работать в системе, нужно выбрать пакет и оплатить его онлайн.
«Такском»
«Такском» — удобный и функциональный онлайн-сервис для электронного документооборота. Позволяет работать в веб-версии или мобильном приложении.
Возможности:
создание документов прямо в сервисе или загрузка с компьютера в формате XML;
распределение прав и управление автоматизированными цепочками согласования документации;
интеграция с 1С — предусмотрено отдельное решение («Станция сканирования»);
интеграция с «Честным ЗНАКом», Национальным каталогом, СУЗ;
автоматический роуминг для обмена электронными документами с большинством контрагентов, которые используют другие сервисы ЭДО.
Плюсы «Такском»:
разнообразные решения в зависимости от вида деятельности и используемых учетных программ;
интеграция с системой маркировки — коды Data Matrix из УПД автоматически направляются в «Честный ЗНАК»;
наличие мобильного приложения для управления электронным документооборотом со смартфона — в любое время и любом месте.
Минусы:
долгое ожидание ответа службы техподдержки;
демо-версия есть только у решения для 1С.
Тарифы «Такском-Файлер»:
Тарифы решения для 1С:
«СБИС»
«СБИС» — еще один оператор ЭДО от компании «Тензор». Позволяет быстро обменивать накладными, счетами-фактуры, актами, УПД с контрагентами и внутри компании.
Возможности:
создание документов в онлайн-редакторе СБИС, GoogleDocs или на компьютере (Word, Excel) с последующей выгрузкой в систему;
согласование цен и правка договоров в чате;
просмотр и подписание документации на любом устройстве даже при отсутствии интернета;
сверка взаиморасчетов во избежание несостыковок;
автоматическое распределение электронных документов в архиве и возможность загрузки сканов бумажных;
печать на бумажном документе QR-кода, по которому «СБИС» быстро свяжет скан с электронным файлом;
обмен документами с компаниями, подключенными к другим провайдерам ЭДО.
Плюсы:
хранение файлов в облаке или на собственном сервере;
интеграция с любой товароучетной системой — для совместимости с известными учетными программами (1С, SAP, Docsvision) предусмотрены коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние;
автоматическая конвертация документации в форматы ФНС, подписание и отправка;
интеграция с крупными корпоративными системами с помощью API;
взаимодействие с госсистемами прослеживания товаров — ЕГАИС, «Честный ЗНАК», ФГИС «Меркурий»;
наличие бесплатной версии для тестирования системы.
Минусы:
иногда подвисает;
сложный интерфейс.
Можно использовать «СБИС» бесплатно, но будут доступны базовые возможности:
прием электронных документов от любых контрагентов;
уведомления о новых файлах и мобильное приложение;
регистрация до 5 пользователей.
В бесплатной версии системы ЭДО нельзя отправлять исходящие документы.
Тарифы (в год):
«ЭДО 500» — 4 500 руб.;
«ЭДО 1 200» — 9 000 руб.
«Калуга Астрал»
«Калуга Астрал» — онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Включен в топ-7 операторов ЭДО.
Возможности:
загрузка документов стандартным способом или с помощью системы Drag’n’Drop, перемещая их в рабочую область программы;
просмотр документации в удобном формате с помощью сервиса визуализации;
добавление контрагентов в черный список;
отправка уведомлений о статусе документооборота, приглашениях к ЭДО, изменениях в регистрации компании и новых файлах на электронную почту;
подписание документов в один клик;
проверка легитимности электронной подписи, формата файла и соответствий данных в нем, подсказки при обнаружении ошибок.
Плюсы:
все организации в одном личном кабинете, без перелогина для доступа к электронным документам каждой компании;
несгораемый остаток — неиспользованные исходящие документы не пропадают, а переносятся на следующий период;
бесплатный роуминг с автоматической настройкой;
работа с маркировкой;
наличие бесплатной версии.
Минусы:
установка и настройка программы часто требует услуг специалистов;
привязка ПО к рабочему месту.
Возможности бесплатного тарифа «Промо»:
лицензия на использование продукта сроком на 1 месяц;
неограниченное кол-во исходящих документов;
входящие бесплатно;
активация лицензии 1 раз на 1 ИНН.
Возможности тарифа «Стандарт» (от 500 рублей в год — зависит от количества исходящих документов в пакете):
лицензия на использование продукта сроком на 1 год;
50 бесплатных исходящих документов;
входящие бесплатно.
«Сбер Корус»
«Сбер Корус» — один из провайдеров ЭДО в представленном рейтинге, сервис кадрового электронного документооборота. Позволяет работать в веб-браузере, 1С (при установке программного модуля) или других учетных системах (путем интеграции с помощью API).
Возможности:
подписание и обмен всеми кадровыми документами;
самостоятельный выпуск УНЭП сотрудниками в сервисе;
работа со смартфона, компьютера или инфокиоска;
управление маршрутами согласования и подписания документов.
Плюсы:
интеграция с любой учетной системой и интеграционный модуль для работы в 1С;
высокий уровень безопасности — надежный ЦОД Сбербанка со всеми необходимыми требованиями к защите данных;
возможность подключить к сервису свыше 2 000 сотрудников.
Минусы:
нет мобильного приложения;
служба поддержки иногда перегружена.
Стоимость «Сбер Корус» зависит от количества подключаемых сотрудников. Тарифы:
«Линк-сервис»
«Линк-сервис» — оператор ЭДО для обмена электронными документами. Интегрируется с любой корпоративной системой, внедряется в учетную систему программными средствами (API).
Возможности:
разграничение прав доступа: подготовку и подписание документов можно доверить разным сотрудникам;
оперативный поиск необходимых юридически значимых электронных документов в базе;
отправка отчетов в контролирующие органы;
выгрузка файлов в архивное хранилище на локальном сервере пользователя.
Плюсы:
«бесшовная» интеграция с программными продуктами «1С:Предприятие»;
отсутствие «привязки» к определенному оператору ЭДО — можно создать несколько учетных записей участника электронного документооборота у разных провайдеров, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями;
интеграция с любыми учетными системами.
Минусы:
сравнительно высокая стоимость;
отсутствует мобильное приложение.
Тарифы:
«Точка»
«Точка» — оператор ЭДО для бесплатного электронного документооборота. Доступен только клиентам одноименного банка.
Возможности:
обмен документами с контрагентами и внутри организации;
управление документооборотом в интернет-банке;
подписание договоров, соглашений, дополнительных приложений, технических заданий, актов и т. д., где не фигурирует НДС; документа со смартфона из любой точки мира;
выпуск НЭП онлайн для клиента «Точки» и его контрагента.
Плюсы:
на подписание документа нужно всего 2 минуты;
защита документом от изменений после подписания;
возможность отправки документов в налоговую — при проверке ФНС можно предоставить распечатанный или электронный протокол подписания.
сервис бесплатный.
Минусы:
не поддерживается документооборот с маркетплейсами;
нельзя подписывать счета-фактуры, УПД, трудовые договоры, документы об изменении заработной платы сотрудникам с НДС.
Сравнение возможностей операторов ЭДО: таблица
Наименование оператора ЭДО
Мобильное приложение
Роуминг
Тарифы на исходящие документы
Тарифы на входящие документы
Интеграция с 1С
«Контур.Диадок»
App Store и Google Play
Есть
От 1 900 руб.
Бесплатно
Да
«Такском»
App Store и Google Play
Есть
От 1 000 руб.
Бесплатно
Да
«СБИС»
App Store и Google Play, Galaxy Store, App Gallery
Есть
От 4 500
Бесплатно
Да
«Калуга Астрал»
Нет
Есть
От 500
Бесплатно
Да
«Сбер Корус»
Нет
Есть
От 1 060 руб.
Бесплатно
Да
«Линк-сервис»
Нет
Есть
От 1 500
Бесплатно
Да
«Точка»
Интернет-банк
Нет
—
Бесплатно
Да
Как подключиться к системе электронного документооборота
Как правило, подключение к системе ЭДО происходит следующим образом:
1. Пользователь заходит на сайт компании-оператора.
2. Выбирает тарифный план.
3. Заполняет и отправляет онлайн-заявку на подключение.
Оператор связывается и консультирует пользователя.
Не знаете, какого оператора ЭДО выбрать? Обращайтесь к нам! Поможем подключить и настроить ЭДО для вашего бизнеса. Проведем интеграцию с системой «Честный ЗНАК» для работы с маркированными товарами. Предоставим необходимые консультации по работе сервиса.
Эксперт
Директор по развитию компании «Мультикас». Более 8 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.
Максим Демеш
md@kassaofd.ru
Нужна помощь в подключении ЭДО?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать, подключить и настроить электронный документооборот в вашей компании.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо…
В статье расскажем, как перейти на ЭДО ― в 2022 году это вопрос волнует многих, поскольку с 1 января произошел ряд важных изменений. Еще недавно электронный документооборот казался сложной технологией, требующих…
Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в…
ЭДО для маркетплейсов ― это обмен электронными документами между онлайн-площадкой и контрагентами по защищенным каналам связи. Посредником в данном процессе выступает оператор ― организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми…
528Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
