1 сентября 2023 года в Российской Федерации начался постепенный переход с бумажных доверенностей на машиночитаемые. Правила подписи документов сотрудниками организаций, подключенных к реестру ЕГАИС, изменились. Без МЧД документооборот повиснет мертвым грузом, а компания рискует нарваться на штрафы.
Рассказываем, как сделать МЧД для ЕГАИС, где это можно сделать и сколько времени занимает.
Оглавление
МЧД (машиночитаемая доверенность) — электронный документ формата XML, который пришел на замену бумажной версии. Чтобы машиночитаемая доверенность имела силу, руководителю нужно подписать документ собственной электронной подписью (КЭП).
Машиночитаемая доверенность нужна сотрудникам, чтобы подписывать документы от лица директоров и ИП.
Пример: снабженец с МЧД подписывает акт приемки канцелярских принадлежностей.
Сторонам не придется проверять машинописную доверенность на подлинность, в документе указана информация о доверителе (директор или ИП), представителе (сотрудник) и его полномочиях.
ЕГАИС — государственный реестр, в котором собрана информация о производителях, объемах производства и обороте алкоголя в России. Система нужна государству для контроля за рынком алкоголя в РФ и борьбы с суррогатной/контрафактной продукцией.
Реестр отслеживает путь каждой алкогольной единицы: от производства до розничных покупок. Например, бутылка водки будет числиться в системе пока не выйдет из оборота после продажи через кассовый аппарат.
Заносить информацию в ЕГАИС обязаны все участники рынка алкоголя: производители, импортеры, розничные магазины и заведения общепита. Крепость напитков не имеет никакого значения.
1 сентября 2023 года стартовал переходный период для участников алкогольного рынка РФ. Рассказываем, как изменились правила подписи документов.
До 1 сентября 2023 года было достаточно оформить сертификат электронной подписи в УЦ, чтобы сотрудник мог подписывать документы от лица директора. В сертификате указывались данные конкретном сотруднике и организации, которая наделила его правом на подпись документов.
Сотрудник мог использовать свою подпись для документов той компании, информация о которой указана в сертификате. Если сотрудник представлял интересы двух компаний одновременно, нужно было оформлять два сертификата.
Начиная с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры полностью прекратили выпуск сертификатов электронных подписей для сотрудников. На смену пришли сертификаты физлиц. В них будут указаны данные сотрудника — без сведений о компании.
Сертификат физлица не имеет никакой силы, если руководитель не оформил машинописную доверенность на работника и не подписал документ персональной КЭП — заверять машинописную доверенность у нотариуса не нужно.
Если директор хочет делегировать документооборот не конкретному сотруднику, а организации, нужно создать МЧД на этого работника для работы с ЕГАИС от лица компании.
Планировалось, что устаревшие сертификаты электронной подписи со сведениями о компании будут аннулированы 1 сентября 2023 года. Чтобы не спровоцировать перегрузку удостоверяющих центров, законотворцы отказались от резких перемен и «придумали» переходный период, который закончится 31 августа 2024 года.
До завершения переходного периода устаревшие сертификаты ЭП будут работать. Если «срок годности» сертификата закончится, придется оставить заявку на выпуск МЧД для ЕГАИС и получить подпись физлица — УЦ перестали выпускать устаревшие документы 31 августа 2023 года.
МЧД и сертификат физлица нужны сотрудникам на двух этапах работы.
Чтобы зарегистрировать торговую точку в системе ЕГАИС, нужно установить УТМ и сформировать RSA ключ. Если у предпринимателя несколько торговых точек, подключить к УТМ придется каждую.
Если у сотрудника нет электронной доверенности и сертификата физлица, система откажется устанавливать УТМ и генерировать ключ.
Система УТМ проверяет наличие МЧД и сертификата физлица в при получении или отправке файлов в реестр ЕГАИС. Например, при:
Если система не найдет данные доверенности, сотрудник не сможет подписать документы. В лучшем случае документооборот компании «ляжет», и директору придется подписывать документы самому. При худшем сценарии организация получит штраф с конфискацией.
Оформление машиночитаемой доверенности для ЕГАИС — это 4 этапа: обновление УТМ, подготовка, оформление и загрузка в УТМ. Рассмотрим каждый этап подробно.
МЧД работает на базе программы УТМ. Если на рабочем ПК установлена устаревшая версия УТМ, сотрудники торговой точки не смогут обмениваться документами с реестром ЕГАИС.
Перед выпуском МЧД проверьте версию УТМ. Электронные доверенности работают в сборках/версия, начиная с 4.2.0/2562 и позднее.
Если бизнес только начал торговать алкоголем, скачайте транспортный модуль с официального сайта и следуйте установочной инструкции.
«Как загрузить МЧД в ЕГАИС?» — не совсем корректный вопрос. В первую очередь электронная доверенность подключается к транспортному модулю.
Если система не выдала ошибок, МЧД подключена к реестрам и готова к работе.
После того, как электронная доверенность сформирована, нужно проверить подписанные ей документы на соответствие правилам.
Существует 2 способа подписания документов для ЕГАИС по МЧД. Рассказываем о каждом.
Подпись документов руководителем. В поле для подписи должны быть личные данные директора или ИП:
Если ваш документ совпадает со скриншотом, значит ошибок не допущено.
Подпись документов представителем компании или сотрудником. В поле для подписи должна быть указана информация о представителе:
Образец правильно подписанного документа на скриншоте.
Проверить полномочия машиночитаемой доверенности и остальную информацию можно на официальном сайте ФНС. Введите уникальный номер доверенности в соответствующий раздел портала. Сайт мгновенно сформирует выписку о статусе документа и сроке его действия.
Чтобы посмотреть расширенную информацию об МЧД, перейдите в реестр ФНС России. Найдите кнопку «Посмотреть доверенность» и кликните по ней. Чтобы система показала данные, нужно ввести:
Если вы не допустили ошибок, сайт выгрузит полную информацию о машиночитаемой доверенности: СНИЛС и другие данные сотрудника.
Электронная доверенность не наделяет представителя всеми правами руководителя или ИП автоматически. Делегируемые полномочия нужно прописать вручную. Через МЧД можно делегировать 4 группы полномочий — они касаются не только работы с ЕГАИС.
Подписание документов в ходе ЭДО с контрагентами. Например, менеджер подписывает акт приемки алкоголя на склад розничного магазина.
Участие в торгах (тендерах) по ФЗ №223 и №44. Например, менеджер кафе подает заявку на участие в тендере на комплексные обеды для компании «Медторг».
Обмен документами с реестрами Честный Знак и ЕГАИС. Например, загрузку алкодекларации в ЕГАИС через транспортный модуль.
Отчетность в ФНС и СФР.
Полномочий для машиночитаемой доверенности сотрудника гораздо больше — чтобы перечислить все, нужна отдельная статья. Состав полномочий для МЧД для ЕГАИС, доступных для делегирования, находится в классификаторе ЦПРР.
В одной доверенности можно указать одно полномочие или несколько. Оформлять 3 разных доверенности для делегирования трех действий не нужно.
Юридические лица и ИП могут оформить только по одному сертификату КЭП в Налоговой службе. Несмотря на правило, ЕГАИС требует от участников, чтобы за каждой торговой точкой была закреплена собственная КЭП.
С МЧД другая ситуация. Доверенность оформляется не на торговую точку, а на конкретного сотрудника.
Пример: торговая сеть «Пивоков» — 5 розничных магазинов. В первой торговой точке за документооборот отвечает Ольга, во втором Алексей, а в третьем/четвертом/пятом Мария. Чтобы не схлопотать штраф, директору нужно оформить 3 МЧД и 5 КЭП.
Руководитель может передоверить МЧД на сайте ФНС с правом передоверия полномочий другими сотрудникам или представителям, но здесь действуют 2 правила:
Пример: Снабженец передоверяет МЧД на своего коллегу — в этом случае нужно заверить ее у нотариуса.
Главная доверенность — та, которая оформлена руководителем. Если она аннулируется, все остальные тоже.
Не до конца поняли, как оформить МЧД для ЕГАИС? Компания «МультиКасс» возьмет эту задачу на себя. Мы настроим и установим ПО, поможем с получением доверенности и обучим персонал тонкостям работы с электронной доверенностью.
Введите ее номер на сайте ФНС, а также укажите ИНН доверителя и представителя.
Отозвать машиночитаемую доверенность можно на официальном сайте подразделения ФНС. После окончания процедуры МЧД аннулируется, а ее статус в реестрах изменится на «недействительна».
Для входа в личный кабинет данного ведомства машиночитаемая доверенность не нужна. Сотрудник с сертификатом физлица сможет войти на сайт через ЕСИА.
Подписать доверенность нужно на этапе регистрации доверенности — загрузите документ в XML-формате и подпишите его электронной подписью руководителя (файл формата sig).
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 8 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь в оформлении МЧД?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем в оформлении МЧД и установке необходимого софта.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
В сегодняшней статье пойдет речь о МЧД — как оформить ее на сотрудника. Расскажем, когда и где сделать машиночитаемую доверенность и для чего она вообще нужна. Рассмотрим пошагово, как сформировать…
Работа с алкогольной продукцией требует использования электронных товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН). С их помощью поставщик оформляет отгрузку, а получатель подтверждает поставку. С 1 января 2021 г. действуют новые формы фиксации…
Программа ЕГАИС для пива используется всеми участниками оборота слабоалкогольной продукции. Согласно ФЗ-171 от 22.11.1995, в отношении пива также предусмотрен учет, хоть этот товар и не идентифицируется акцизными марками. Подключение к…
Сканеры ЕГАИС необходимы каждому предприятию, в товарном ассортименте которого присутствует алкогольная или пивная продукция. Соответствующий Федеральный закон вступил в силу 29.06.2015 г. Согласно ему, 01.07.2018 года заканчивается последний этап подключения…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
