Путевой лист: варианты оформления

Оформление путевого листа всегда вызывает вопросы в случаях, когда практическая ситуация отличается от идеальной типовой «один водитель сел в один автомобиль и съездил за один день в одном направлении». Разберем две частых ситуации: когда путевой лист удобнее сделать на несколько дней и если в путевой лист нужно вписать нескольких водителей.

Бухгалтерский учет для ИП и организаций

Осуществляем полный комплекс бухгалтерских услуг для малого и среднего бизнеса для ОСН, УСН, УСН (доходы минус расходы).

Подробнее о предложении

Путевой лист в 2022 году

Оформлять путевые листы обязаны организации и ИП, использующие в своей деятельности транспортные средства. Обязательного бланка для путевого листа при этом не существует: есть только форма, которую каждый дорабатывает на свое усмотрение. Готовый бланк путевого листа закрепляется в четной политике. В 2022 году составлять путевые бланки нужно с учетом новых требований. Об этом далее.

Путевой лист на несколько дней

Срок действия путевого листа в 2022 году не регламентирован. Но есть правила оформления, от которых нельзя отступать. Согласно пп 2,9 «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» утвержденных приказом Министерства транспорта РФ № 368 от 11.09.2020 года путевой лист должен быть оформлен:

• перед каждым рейсом;
• перед сменой водителя (его первым выездом), если предполагается несколько рейсов в течение дня.

То есть, если водитель едет в многодневный рейс, можно оформить путевой лист на несколько дней. В этом случае в документе надо указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Срок действия такого ПЛ не ограничен.

В письме Минтранса №Д3-514-ПГ от 04.04.2019 года разъясняется, что путевой лист можно оформить одним из двух способов:

• создать новый;
• дополнить ранее созданный обязательными реквизитами, которые относятся к новому рейсу (смене, рабочему дню). При этом важно, чтобы все остальные реквизиты были неизменными.

Такие разъяснения позволяют заключить, что допустимо оформлять один путевой лист на несколько дней (например, неделю, месяц), даже если это не один многодневный рейс, а несколько разных. Но для этого надо разработать такую форму ПЛ, чтобы она предусматривала возможность дополнения документа указанными обязательными реквизитами.

Заметим, что письмо №Д3-514-ПГ вышло в период действия прежних правил заполнения путевых листов, но поскольку принципиальных отличий в данном вопросе между ними и действующим приказом №368 нет, полагаем, оно применимо и сейчас.

Путевой лист на несколько водителей

С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».

Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.

Изменения в 2022 году

Согласно текущим изменениям утвержденными Министерством транспорта РФ все ИП и организации, использующие в своей деятельности автомобили, грузовые машины, автобусы, трамваи и троллейбусы должны учитывать новые правила оформления путевых листов.

Итак, что изменилось в 2022 году:

1. 1. Сведения о перевозке — новый обязательный реквизит, здесь отмечается вид сообщения и перевозки. Какие виды перевозок могут быть в путевом листе:

• перевозка пассажиров и багажа на регулярной основе,
• заказная перевозка пассажиров и багажа,
• организованная перевозка детской группы,
• перевозка пассажиров и багажа с использованием легкового транспорта такси,
• грузоперевозки,
• перевозки для собственных нужд.

2. 2. Сведения о транспортном средстве — сейчас здесь указывается какой марки транспортное средство и прицеп (до этого вносили тип и модель). Здесь же заносятся показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее по окончании рабочего дня (ранее информация не указывалась).
3. 3. Медосмотр и технический контроль — после проверки транспортного средства, если все хорошо, ставится метка о разрешении выпуска на линию. После прохождения водителем медицинского осмотра тоже ставится соответствующая отметка, например «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
4. 4. Журнал регистрации — журнал регистрации путевых листов ведется в электронной форме с использованием ЭЦП.

Обязательные реквизиты путевого листа

Приказу Минтранса №368 от 11.09.2020 года утверждает обязательные реквизиты путевого листа. Согласно этому документу, для того чтобы получить допуск к использованию транспортного средства, а затем осуществить списание на расходы топлива, необходимо:

• Название, номер и вид транспортного средства
• Срок окончания действия документа (имеется ввиду период, когда водитель сможет использовать этот путевой лист)
• Вид перевозки и сообщения
• Владелец транспортного средства (для организаций нужно указать название организации, тип организационно-правовой формы, адрес, ОГРН и номер телефона; для ИП указывается ФИО, адрес, ОГРНИП и номер телефона)
• Информация о транспорте: его тип, модель, марка, государственный регистрационный номер, данные показаний одометра, техническое состояние, даты выезда/вьезда с указанием точного времени.
• Данные водителя, данные медосмотра водителя

Журнал учета путевых листов в 2022 году

В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:

1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.

2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.

Вопрос-ответ