Все предприниматели, работающие с наличностью, должны соблюдать кассовую дисциплину. Если вы проводите только безналичные расчеты, и у вас в кассе нет «ни копейки» реальных денег, можете дальше не читать. Но на практике такой бизнес встречается крайне редко. Уверены, информация в нашей статье окажется для вас максимально полезной.
Рассмотрим порядок ведения кассовых операций, как работать с наличными, какие документы оформлять.
Оглавление
Под кассовой дисциплиной понимают соблюдение юридическими лицами и ИП законодательных норм при выполнении денежных расчетов. К ним относятся все виды приходно-расходных операций с наличностью. Например, выдача заработной платы сотрудникам, передача выручки инкассаторам.
Кассовая дисциплина определяет:
Разберем эти вопросы подробнее.
Расчеты ведет кассир, а документы кассовых операций оформляет бухгалтер. Бывает, что эти должности совмещаются. Например, в магазине работает бухгалтер-кассир. Если компания небольшая, все функции берет на себя руководитель.
Общая ответственность за учет кассовых операций возложена на руководителя организации или ИП. Ему же начисляют штрафы при нарушении кассовой дисциплины.
Порядок ведения кассовой дисциплины устанавливает Центробанк. Законодательные нормы прописаны в Указаниях о кассовых операциях: от 11.03.2014 № 3210-У и от 09.12.2019 № 5348-У.
Операции с наличными «проходят» через кассовые документы:
Для ИП на упрощенном режиме предусмотрен «облегченный» учет кассовых операций. Ему не обязательно оформлять ордеры и кассовую книгу — для подтверждения поступлений использует чеки, отчеты о закрытии смены и бланки строгой отчетности. При выдаче зарплаты персоналу наличными формируется расчетно-платежная ведомость.
Для организаций первые три вида документов обязательны. Остальные используются в отдельных случаях.
Кассовые документы можно оформлять:
Приходный кассовый ордер (ПКО) нужен для того, чтобы подтвердить поступление денег в кассу. Например, получили платеж от заказчика или внесли средства для выплаты зарплаты. В созданном приходном кассовом в ордере нужно указать:
Как выглядит приходный кассовый ордер (форма № КО-1), можно посмотреть на фото.
Приходный кассовый ордер
Как видно, ПКО имеет отрывную квитанцию, которая после подписания выдается лицу, сдавшему деньги. Другая часть документа остается на хранении в кассе.
Приходной кассовый ордер можно оформлять на каждый чек (обычно это используется в оптовой торговле или сфере услуг, где приходится работать с крупными суммами) или общий приход за смену. В последнем случае нужно ориентироваться на сумму из отчета о закрытии смены.
Расходный кассовый ордер подтверждает выдачу наличности из кассы. Документ содержит информацию:
Как выглядит расходный кассовый ордер (форма № КО-2), смотрите на фото.
Расходный кассовый ордер
Напоминаем, что наличные деньги должны расходоваться на строго определенные цели. К таким относятся социальные отчисления, выплата зарплаты сотрудникам, покупка канцелярских товаров и пр.
В документе ведется учет денежного оборота (налички). Данные формируются на основе приходного и расходного кассового ордера. На конец дня выводится сумма остатка.
Пример кассовой книги (форма № КО-4):
Кассовая книга
Каждый день нужно начинать с новой страницы. Затем листы сшивают, нумеруют, заверяют подписью и печатью.
В расчетно-платежной ведомости (форма Т-49) фиксируется выдача зарплаты наличными. В начале документа указывают общую сумму выдачи, срок, за который ее нужно выдать из кассы, и отчетный период:
Расчетно-платежная ведомость
При оформлении кассовых операций в расчетно-платежной ведомости нужно указать следующие данные:
Расчетно-платежная ведомость 2
Кроме того, бухгалтер формирует расходный кассовый ордер — один на общую сумму или отдельный на каждого работника. Номера и даты этих ордеров нужно указать в конце расчетно-платежной ведомости.
Этот документ оформляется в том случае, когда в организации или у ИП несколько кассиров. Один из них — старший, остальные — в его подчинении. Передача наличных средств между кассирами фиксируется в Книге учета принятых денег. В том числе, это возможно при работе сотрудников в разных подразделениях предприятия. Например, на складе и в торговом зале магазина.
Бланк Книги учета принятых и выданных денежных средств (форма № КО-5) выглядит следующим образом:
Книга учета принятых и выданных денежных средств
Книга учета принятых и выданных денежных средств 2
В документе указывается остаток на начало и конец дня, суммы, выданные кассирам и полученные от них.
Документы кассовых операций нужно хранить минимум 5 лет. Но есть исключения. Документы на выплату заработной платы должны храниться в течение 6 лет. Если на сотрудников не ведутся лицевые счета — до 75 лет. Отсчет сроков хранения начинается по завершении года составления документации.
Лимит на кассе — это максимальный допустимый остаток наличности, которая может храниться в компании на конец рабочего дня и переходить на начало следующего. Все, что свыше, нужно сдавать инкассаторам. Исключения — дни выплат заработной платы сотрудникам и нерабочие дни, если проводились кассовые операции.
Обязанность по соблюдению лимитов возложена на юридических лиц. ИП и малые предприятия (не более 100 сотрудников и с выручкой до 800 млн рублей в год) могут его не устанавливать.
Есть два способа расчета лимита наличных средств по кассе. Рассмотрим оба.
Способ 1 — исходя из объема денежных поступлений. Используется формула:
L = V / P * Nc, где:
Пример. В компании расчетный период — декабрь 2023 года. В этом месяце был 21 рабочий день. За этот период получена прибыль в размере 400 000 рублей. Инкассация проводилась каждые 3 дня. Рассчитываем лимит по кассе на 2024 год: 400 000 / 21 * 3 = 57 142 (руб.).
Способ 2 — исходя из объема выдачи наличных средств. Используется формула:
L = R / P * Nn, где:
Пример. Расходы компании — расчет с поставщиками товаров. Расчетный период — декабрь 2023 года, в котором был 21 рабочий день. За это время на закупку товаров банк выдал 350 000 рублей, расчет с поставщиками осуществлялся каждые 4 дня. Рассчитываем лимит по кассе на 2024 год: 350 000 / 21 * 4 = 66 666 (руб.).
Второй способ подходит компаниям, которые ведут расчеты с покупателями безналичным способом, а наличные средства используют для бизнес-расходов — запрашивают деньги в банке со своего счета.
Установленные приказом лимиты можно использовать до тех пор, пока не будет издан новый приказ, за исключением случаев, когда точные сроки действия документа в нем указаны.
Одно из правил осуществления кассовых операций — соблюдение лимитов наличных средств при расчетах между ИП и/или организациями. Допускается сумма — не более 100 тыс. рублей в рамках одного договора.
Если расчеты ведутся с физическими лицами, никаких лимитов нет. В том числе ограничения отсутствуют при выдаче сотрудникам заработной платы, подотчетных сумм, социальных платежей. Но есть исключение: если подотчетное лицо (физлицо) совершает сделку от имени ИП или организации на основании доверенности, расходование таких средств приравнивается к расчетам между индивидуальными предпринимателями и/или юрлицами. В этом случае действует лимит до 100 тыс. рублей.
Прибыль организации является собственностью юрлица. Ни один учредитель не имеет права расходовать деньги на собственные нужды. В отличие от ИП, у которых прибыль считается собственностью предпринимателя. Он может расходовать деньги так, как посчитает нужным.
Соблюдение кассовой дисциплины проверяют налоговые инспекторы. Для этого они организовывают выездные проверки (плановые и внеплановые). Первые — согласно установленному графику. Вторые — при наличии оснований.
В ходе проверки налоговые инспекторы проверяют:
За нарушение кассовой дисциплины ИП или руководитель организации несет административную ответственность в виде штрафов.
Посмотрим, какие грозят штрафы ИП и организациям за нарушение кассовой дисциплины:
|
Виды правонарушений |
Меры наказания |
|
|
Должностные лица/ИП |
Организации |
|
|
Неприменение онлайн-кассы, если по закону ее нужно использовать |
25–50 % от незаконно полученной суммы (не менее 10 000 руб.) |
75–100 % от суммы незаконного денежного оборота (не менее 30 000 руб.) |
|
Повторное нарушение (неприменение ККТ), если сумма расчетов без онлайн-кассы превышает 1 млн руб. |
Дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет (должностные лица) и приостановление деятельности до 90 дней (ИП) |
Приостановление деятельности на срок до 90 дней |
|
Использование онлайн-кассы вразрез законодательным нормам |
1 500–3 000 руб. |
5 000–10 000 руб. |
|
Нарушение порядка кассовой дисциплины и несоблюдение лимитов по кассе |
4 000–5 000 руб. |
40 000–50 000 руб. |
|
Непредставление документов или их данных, а также подача позднее установленных сроков |
1 500–3 000 руб. |
5 000–10 000 руб. |
|
Невыдача чека покупателю |
2 000 руб. |
10 000 руб. |
Сроки привлечения к ответственности:
Их нужно оформлять в том случае, если была проведена операция с наличностью. Даже если она была единственная — все равно нужно создавать документы.
Проверить документацию налоговые органы могут за любой период, но штраф вправе выписать только за правонарушения, совершенные не позднее последних двух месяцев.
Если документы оформлены в электронном виде, и на предприятии внедрен ЭДО, они заверяются электронной подписью: руководителя организации или ИП либо доверенного лица, действующего от имени упомянутых (дополнительно прилагается машиночитаемая доверенность). Бумажные документы подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель компании (ИП).
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 8 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна программа СБИС?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию по СБИС и поможем оформить заказ.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Инвентаризация кассы ― проверка фактического объема денежных средств и сопоставление с данными в учете. По результатам определяется недостача или излишки. Основные причины расхождений ― неправильное проведение расчетов и мошеннические действия…
В статье пойдет речь о том, как подключить кассу к интернету. Для современных ККТ (за исключением редких случаев) это необходимость, поскольку по закону они должны передавать данные ОФД. Рассмотрим актуальные…
Онлайн-касса для розничной торговли на данный момент обязательна к применению всеми предпринимателями и компаниями, работающими в данной сфере, помимо тех, кто подпадает под исключения и занесен в специальный перечень. Правила…
Смена налогообложения на кассе нужна при переходе с одного налогового режима на другой. Например, вы работали на ОСН, а переходите на УСН. Начать платить налоги по новым тарифам ― мало….
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
