Приемка товара – сложный процесс, сопровождающийся большим количеством документации и потенциальных ошибок. Четкое соблюдение правил получения товара – залог успеха. Они прописываются в договоре поставки, а основные требования поступают согласно законодательству РФ. Раскроем в статье поэтапно приемку товара по количеству и качеству, расскажем про сроки, правила, а также подскажем как исправить частые ошибки.
В этой статье вы узнаете:
Оглавление
Во время получения продукции важно соблюсти основное правило – товар должен быть надлежащего качества и количества. Поэтому существует список правил для обеих сторон.
Заказчик должен:
Поставщик должен:
Они вносятся в договор поставки и зависят от условий приемки. Если не указаны – в силу вступают правила из инструкций П-6 и П-7 (Гражданский кодекс РФ, директива Государственного арбитража СССР П-6 и П-7).
По количеству
Принимающая сторона должна проверить товар в следующих случаях:
По качеству и комплектности
Сроки проверки зависят от типа товара и места поставки:
Если поставка осуществляется из другого региона, сроки увеличиваются:
Где следить за ситуацией
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства
Остальные требования помимо сроков также вносятся в договор поставки. Его формируют сами участники по договоренности, так как обязательного документа для всех сторон не существует.
В ином случае можно руководствоваться нормативно-правовым кодексом, в основе которого две директивы Государственного арбитража СССР ― №П-6 и №П-7. Он поможет при возникновении спорных вопросов.
В договоре желательно прописать:
Оформлять документы можно двумя способами:
Для приемки используются унифицированные формы первичных документов ТОРГ-1 — ТОРГ-14, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Товарная накладная (ТОРГ-12) и товарно-транспортная накладная (ТТН)
Если компания не использует универсальный передаточный документ (УПД), основным документом при приемке остается ТОРГ-12.
Пример ТТН
Оба документа составляются в двух экземплярах, так как служат:
Счет-фактура
Этот документ необходим компаниям на общей системе налогообложения (ОСНО) для налогового учета НДС.
Пример счет-фактуры
Ключевые требования:
Счет на оплату
Часто вместе с товаром приходит счет с печатью и подписью руководителя. По закону он подтверждает обязательство оплаты, но на практике сроки обычно определяются договором. В некоторых случаях поставка происходит только после предоплаты.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД – это упрощенный вариант оформления первичной документации, объединяющий функции:
Он сокращает количество документов: вместо ТОРГ-12 + счет-фактура нужен только УПД + транспортная накладная.
Пример УПД
Может использоваться:
В процессе приемки можно выявить такие расхождения:
Возникают расхождения по разным причинам: неправильная транспортировка, ошибки в документации, просчеты поставщиков при загрузке и прочее. Чтобы решить ситуацию, желательно ориентироваться на условия, прописанные в договоре поставки, в ином случае — на закон. После выявления расхождений обязательно их задокументировать и сообщить поставщику. Для этого используется два вида документа — акт о расхождениях и претензия.
Акт о расхождениях
Составляется в произвольной форме или по готовой форме. Для товаров отечественного производства используется форма ТОРГ-2, для импортных — ТОРГ-3. Заполнить акт может материально-ответственное лицо, но в присутствии представителя поставщика. Если его присутствие затрудняется, составить акт можно и без него, но с его согласия.
Претензионное письмо
Заполняется в произвольной форме с указанием фактического и заказанного количества товара, датой поставки, требований и прочего.
Если какие-то пункты не прописаны в договоре, они регулируются Гражданским кодексом РФ (директива Государственного арбитража СССР П-6 и П-7).
Какими актами можно руководствоваться при возникновении спорных вопросов:
На практике эти условия подходят только для приемки сложных дорогостоящих изделий. Ведь для них потребуется соблюсти ряд требований — приостановить приемку, вызвать поставщика. В противном случае составить акт о недостаче. Такое положение вещей невыгодно для обеих сторон, поэтому желательно решать эти вопросы на договорной основе.
Но несколько пунктов обязательны для выполнения в любом случае:
Материально-ответственным лицом является кладовщик. Он же руководит разгрузкой и распределением товара по складам, выполняет проверку качества продуктов. Его статус закрепляется доверенностью, чтобы он имел право ставить печать и подпись в приходной накладной. Если доверенность не оформлена, документы принимает руководитель компании.
Разрешено получение товара и без печати. Это применимо для приемки на территории поставщика. Чтобы все действия проводились по закону, на сотрудника, который получает изделия, оформляется доверенность по форме М-2.
Форма м2
Форма м2 оборотная сторона
Вкратце — принимающая сторона проверяет качество и комплектность груза, заполняет надлежащие документы, а поставщик отправляет груз, проверяет покупателя и на основе акта расхождений (в случае его необходимости) заменяет некачественный товар. Далее поговорим о каждом этапе подробнее.
Перед тем как начинать приемку товара, выполните следующие действия:
Со СБИС вы сможете правильно распределить полученный товар, сформировать лист подбора для кладовщика. Это позволит вам всегда быть в курсе нахождения того или иного товара на складе.
При приемке товара кладовщик выполняет следующие действия:
Материально-ответственный работник сверяет фактическое прибытие с указанным в документах. Для этого он должен осмотреть упаковку, пересчитать количество или взвесить его, если товар пришел в кг. Далее проводится сверка кодов маркировки и другой информации из сопроводительных бланков. Если найдены расхождения – это указывается в документе и направляется поставщику сразу или в срок, который прописан в договоре поставки.
Если речь идет об алкоголе, добавляется еще один пункт – подтверждение приемки в системе ЕГАИС. Далее либо груз принимается и проставляются все необходимые печати и подписи, либо, если найдены несоответствия, все повторно пересчитывается и взвешивается, затем составляется протокол недостачи.
Обычно масса уже указана на упаковке производителем. Но если были обнаружены повреждения тары, изменения ее вида или веса или есть подозрения на недостачу, проверяется вес нетто.
Проводится процедура на конечном складе. Какие есть нюансы:
Данная процедура базируется на осмотре товара, оценке его свежести (применимо к скоропортящейся продукции). Также проводится сверка данных с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом‑фактурой.
Выполнять ее можно двумя способами: выборочным или сплошным. Первый подразумевает вскрытие только нескольких тар, а второй – всех грузовых мест. Обычно такой пункт прописывается в договоре. В случае повреждения упаковки проводится только сплошная проверка.
Ответственным за сохранность бракованного груза перед поставщиком считается кладовщик. Не принимается товар со следующими выявленными изъянами:
Все несоответствия фиксируются в договоре и отправляются поставщику.
Если товар надлежащего качества – это документируется подписью и печатью в договоре, который передается поставщику или его представителю. Подписывается акт приемки или соглашение без разногласий и замечаний. Обычно в нем заполняется:
Для заполнения разрешено использовать форму № ТОРГ-1. Если товаром являются материалы – форму М-7.
В случае обнаружения брака или недостачи составляется акт о расхождении. Далее товар транспортируется на склад при помощи гидравлической тележки.
При поступлении товара на склад оформляются два ключевых документа: приходная накладная (на основе данных поставщика) и товарно-транспортная накладная, которая служит официальным подтверждением передачи продукции между контрагентами.
Традиционные методы учета через бумажные журналы или Excel-таблицы становятся неэффективными при расширении ассортимента и увеличении товарооборота. Современное решение — переход на автоматизированную систему, позволяющую оперативно вносить данные о товарах, включая их штрихкоды.
Для внедрения автоматизации потребуется базовый набор оборудования (сканеры, терминалы) и его интеграция с учетным ПО. Такой подход значительно упростит складские операции и минимизирует ошибки в документации.
Для эффективной организации приемки товаров на складе потребуется следующий набор оборудования и программных решений:
Рекомендуем:
| АТОЛ Smart T31 | |||
|
|
|
 |
 |
СБИС – оптимальное решение для автоматизации складских процессов. Программа предоставляет комплекс возможностей:
Использование СБИС значительно упрощает не только процедуру приемки товаров, но и весь комплекс складского учета. Система помогает минимизировать ошибки, сократить временные затраты и повысить эффективность складских операций.
Для полноценной работы рекомендуется интегрировать все оборудование с системой СБИС, что позволит создать единое информационное пространство и максимально автоматизировать процессы.
Разные ситуации требуют различных решений:
Перед исполнением сценария необходимо согласовать его с поставщиком или ориентироваться на прописанные в договоре поставки условия.
В случае, если расхождения не входят в перечень упомянутых и устранить их невозможно, покупатель может расторгнуть договор в одностороннем порядке. Это разрешено при существенных ошибках, допущенных одной из сторон (п. 2 ст. 450 ГК). Таковыми считаются:
Желательно данные пункты оговорить заранее в документах. Если этого не было сделано, вступает в силу Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Одностороннее расторжение договора происходит следующим образом:
В случае, когда привезли не весь товар, отсутствующие позиции вычеркиваются из документа. Также необходимо скорректировать счет-фактуру. Каждое исправление подтверждается подписью ответственного за приемку.
На такие продукты действуют как основные правила, так и дополнительные: следить за сроками годности, проверять качество товара, соблюдать правила транспортировки и хранения.
На каждой таре весового товара должна иметься маркировка, где указан вес. Ответственное лицо (кладовщик) обязан осмотреть упаковку, чтобы устранить подозрение на хищение. Если она повреждена, без вскрытия проводится взвешивание товара.
При указании сроков годности или наличии гарантии товар возвращается в пределах этих сроков. Если нет четких указанных сроков, то по закону разрешено вернуть товар в течение 2 лет со дня поставки. Понадобится расходная накладная по форме ТОРГ-12 с указанием причины «Возврат некачественного товара».
В данном случае условия договора не были соблюдены, потому принимать товар вы не обязаны. Взамен этого оформляется акт о расхождениях и претензионное письмо.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 10 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна программа СБИС?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию по СБИС и поможем оформить заказ.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Невнимательность сотрудника магазина во время приемки товаров и другие ошибки их учета в конечном итоге приводят к тому, что остатки по факту не соответствуют данным в товароучетной системе. Возникают излишки,…
Учет товаров в розничном магазине жизненно необходим в условиях высокой конкуренции и высоких объемов работы. Автоматизация учета товаров в рознице осуществляется при помощи специальных сервисов и программ. Наиболее известные из…
Ценник — небольшая карточка с данными о товаре и его стоимости. Размещается рядом с продукцией — сбоку, сверху, снизу или прямо на изделии. В статье расскажем о правилах оформления ценников…
Учет срока годности продуктов — один из важных бизнес-процессов в любой компании, связанной с оборотом товаров. Если не контролировать период реализации продукции, магазин или склад в конечном итоге столкнется с…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
