Отчетность сопровождает предпринимателя на протяжении всей его деятельности. ФНС держит под контролем налоги бизнесменов и при малейшей оплошности начисляет штрафы. Но есть еще такое понятие, как отчеты по онлайн-кассам. Их не нужно заполнять, но также необходимо сдавать в налоговую. Правда, их отправка в ФНС происходит автоматически — через оператора фискальных данных.
Оглавление
При внедрении онлайн-касс предприниматели перестали оформлять некоторые отчеты вручную. Вместо них появились фискальные документы, которые ККТ формирует автоматически. С помощью онлайн-кассы можно отправлять данные в налоговую, а также использовать их для внутреннего анализа эффективности бизнеса.
Отчетность онлайн-кассы можно условно разделить на две группы:
Основной фискальный документ ККТ — кассовый чек. Его нужно печатать при каждом расчете с покупателем. Если данные в этот документ внесены неверно, оформляют чек коррекции.
Какие отчеты по онлайн-кассе существуют:
При продаже маркированных товаров в ФН онлайн-кассы сохраняются еще 4 документа:
В этих документах должны быть указаны обязательные реквизиты:
Отчеты по онлайн кассе в налоговую отправляются автоматически — через оператора фискальных данных (ОФД). Данные хранятся на фискальном накопителе — в любой момент их можно запросить. Также информация об отправленных отчетах есть на сайте ОФД и ФНС.
Чтобы использовать кассу при расчетах, ее нужно зарегистрировать в налоговой. Подать заявку о регистрации можно на бумажном носителе — при посещении ФНС, или в электронном виде — через личный кабинет ККТ на сайте налоговой.
Инспекторы рассматривают анкету пользователя и в случае одобрения присылают регистрационный номер ККТ. Его, а также ИНН нужно ввести в кассовый аппарат (с помощью сенсорной или механической клавиатуры). После этого касса распечатает отчет о регистрации — чек с параметрами фискализации (фискальным признаком (10 цифр) и другими данными). Их требуется передать в налоговую — ввести на сайте ФНС.
Если устанавливается новый ФН или у компании меняется наименование, организационно-правовая форма, кассу нужно перерегистрировать в налоговой. Указать причину: изменение параметров регистрации.
Процедура происходит по такой же схеме, которая описана в предыдущем разделе. В результате касса печатает отчет об изменении параметров регистрации. Планируется, что в будущем при замене ФН достаточно будет подать этот документ через ОФД, а заявку о перегистрации ККТ — необязательно. Опять же, эти новшества предусмотрены на базе законопроекта, который еще не принят. А пока перерегистрация проходит по общей процедуре.
Кассир приходит на работу, включает ККТ и до совершения первой операции ему нужно открыть смену. В противном случае устройство не пропустит продажу и будет выдавать ошибку. Отчет об открытии смены на онлайн-кассе — это чек, в котором указаны дата, время его печати, фамилия кассира и другие реквизиты.
Некоторые модели ККТ открывают смену автоматически — после печати первого чека. Такая функция есть у кассовых аппаратов Эвотор. В остальных случаях кассир делает это вручную — с помощью комбинации кнопок или входа в нужный раздел меню на сенсорном экране.
Обратная ситуация: кассир завершает работу и формирует отчет о закрытии смены на онлайн-кассе. В перечне его реквизитов — количество фискальных документов, сформированных за смену, а также число не переданных ОФД.
На последний показатель нужно обращать пристальное внимание. В идеале, он должен быть равен нулю. Если нет — возможно, произошел технический сбой. Нужно найти причину и устранить ее, иначе можно попасть на штраф.
Если кассир не закрыл смену, у его «пересменщика» не получится открыть новую. А если последний начнет пробивать чеки, они войдут в отчет его предыдущего коллеги. Как минимум, получится путанница. Как максимум, накажут штрафом.
Интервал между открытием и закрытием смены не должен превышать 24 часа. Например, если начать работу в понедельник в 8.00 и до этого же времени вторника ее не завершить, ФН блокируется, касса выдает ошибку и не позволяет проводить операции. Продолжить продажи можно после закрытия и повторного открытия смены.
Он необязательный и не нужен налоговой. Отчет о текущем состоянии расчетов кассир может снять на онлайн-кассе в любой момент и много раз за смену, когда ему захочется проверить, есть ли непереданные в ФНС фискальные документы и в какой момент они перестали отправляться. То есть, этот чек выполняет исключительно информационную функцию. Но иногда его требует налоговый инспектор с целью проверить работу контрольно-кассовой техники.
Еще один документ, позволяющий проверить текущее состояние дел — Х-отчет. Его также можно снимать сколько угодно раз в день для собственного контроля. Но в отличие от предыдущего, икс отчет отражает операции, проведенные в течение смены, а также их суммы. Можно запросить разные виды документа:
По итогам Х-отчета можно сверять наличность в кассе — сколько указано в чеке, столько и должно быть денег.
Известно, что срок работы фискального накопителя ограничен — 15 или 36 месяцев (зависит от модели). По истечении периода службы ФН подлежит замене. Перед тем как установить новый фискальный накопитель, нужно закрыть архив предыдущего. Также замена ФН может понадобиться при исчерпании его ресурса (заполнения памяти), даже если срок действия не завершен. Еще причины: смена собственника ККТ, снятие кассового аппарата с учета.
В любом из этих случаев нужно формировать отчет о закрытии архива фискального накопителя. Но перед этим важно убедиться, что все чеки ушли в налоговую (нет не переданных данных).
Отчеты онлайн-кассы не нужно хранить в печатном виде. Государство давно отказалось от этой бумажной волокиты. Но зато нужно хранить фискальный накопитель со всеми данными — в течении 5 лет с момента закрытия его архива. По сути, отчеты хранятся, но в электронном виде и в памяти ФН.
Программа СБИС позволяет формировать фискальные документы как кассирам — для отчета в контролирующие органы, так и руководителю компанию — для контроля эффективности деятельности сотрудников. Можно перерегистрировать ККТ в налоговой и распечатать соответствующий отчет. В качестве примера приведем порядок действий:
Распечатается чек — отчет о регистрации.
Подытожим вышесказанное и еще раз вкратце расскажем, когда и какие отчеты по онлайн-кассе обязательно нужно сдавать:
Если кассовый аппарат работает в режиме передачи данных ОФД, все отчеты отправляются в налоговую автоматически.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 8 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна программа СБИС?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию по СБИС и поможем оформить заказ.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
В 2023 году предусмотрена новые правила ведения документов по онлайн-кассе. Нарушение кассовой дисциплины наказуемо ― предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Мы расскажем, как их избежать. Подробно объясним, какие документы…
Смена налогообложения на кассе нужна при переходе с одного налогового режима на другой. Например, вы работали на ОСН, а переходите на УСН. Начать платить налоги по новым тарифам ― мало….
Проверки налоговой по кассам в 2021 году возобновились — мораторий, введенный из-за внезапно начавшейся пандемии вируса Covid-19, закончился и отныне контролирующие мероприятия будут проходить в штатном режиме. Основная цель данных…
Как работать на кассе, чтобы действовать в соответствии с законодательством и не попасть под штрафные санкции. Многие предприниматели только начинают осваивать новый вид техники, обучать этому своих сотрудников и в…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
