Главная • Блог • Онлайн-кассы и 54-ФЗ • Онлайн-касса в 2023 году

Онлайн-касса в 2023 году

Максим Демеш

1 июня 2023

829

Онлайн-кассы в 2023 году обязательны практически для всех. На рынке существует большой выбор кассовых аппаратов, и все они различаются друг от друга характеристиками и возможностями. Расскажем о том, как предпринимателю выбрать подходящий и недорогой аппарат, который будет отвечать требованиям законодательства РФ и подходить под задачи бизнеса.

Специальные предложения на онлайн-кассы

Большой выбор оборудования для предпринимателей. Все кассы по ценам производителя с официальной гарантией — действуют специальные предложения.

узнать подробности

Оглавление

Что такое онлайн-касса
Как работает онлайн-касса
Кто переходит на онлайн‑кассы в 2022 г.
Какие ИП должны работать с онлайн-кассой в 2022-2023
Кто может не использовать кассы
Самозанятый или ИП: что лучше
Преимущества онлайн-касс для предпринимателей
Как выбрать подходящую кассу
Сколько стоит касса
- Дополнительное оборудование и расходы
Виды онлайн касс: какие бывают
Рейтинг онлайн-касс в 2022-2023 году
Аренда онлайн-касс для ИП
Чеки онлайн-кассы в 2022 году
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Вопрос-ответ

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — устройство, которое формирует, фискализирует и распечатывает чеки (фискальные документы), затем передает через оператора фискальных данных в Федеральную налоговую службу и записывает в зашифрованном виде во встроенную память (фискальный накопитель).

Кассы имеют следующие характеристики:

Имеют заводской номер на корпусе.
Получают регистрационный номер при постановке на учет в ФНС.
Работают со сменным фискальным накопителем (по истечении срока работы подлежит замене).
Подключаются к интернету для передачи данных в ОФД по 3G, Wi-Fi или Ethernet.
Подключаются к ОФД для передачи данных в налоговую.
Имеют встроенные часы реального времени.
Печатают номенклатуру товаров или услуг в чеке.
Печатают бумажный или отправляют электронный чек по СМС или на электронную почту покупателя

Вы можете использовать только новые кассы, которые соответствует требованиям Федерального закона от 22.05.2003 г. «О ККТ» № 54-ФЗ на территории РФ.

Как работает онлайн-касса

Принцип примерно следующий:

Кассир формирует чек, или он формируется автоматически при оплате через сайт.
Покупатель оплачивает покупку наличными или картой.
Онлайн-касса формирует чек, шифрует его в фискальный накопитель и распечатывает в бумажном виде.
Касса передает данные об операции в ОФД, тот проверяет данные и отправляет подтверждение на ККМ.
ОФД обрабатывает полученный фискальный документ и передает его в налоговую.
Если человек оплачивал покупку через сайт или запросил электронный чек, то происходит его отправка.

Схема работы онлайн-кассы

Кто переходит на онлайн‑кассы в 2022 г.

В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.

Речь идет о применении онлайн-касс на рынках, ярмарках и в выставочных комплексах. Если законопроект вступит в силу, то не использовать ККТ смогут только предприниматели на ЕСХН, общая торговая площадь которых, включая складские помещения, занимает менее 15 квадратных метров.

Работать без кассового аппарата также смогут потребительские и сельскохозяйственные кооперативы. При этом торговать разрешается только продовольственными товарами. Планируется, что контролировать применение ККТ будут управляющие рынками организации. Им будет разрешено получать сведения о зарегистрированной кассовой технике и применяемой системой налогообложения на сайте ФНС.

Управляющие компании должны будут ежемесячно проверять предпринимателей, арендующих торговую точку, на предмет наличия касс. В случае выявления нарушений, продавец получит предупреждение о необходимости установки кассы. Если он не согласится, управляющая организация будет обязана отказать ему в предоставлении торгового места.

Пока использовать ККТ на рынке должны те продавцы, которые занимаются торговлей в помещениях, обеспечивающих хранение и показ товаров, т.е. оборудованных витринами, холодильниками и пр. Также онлайн-касса используется на рынках при торговле на открытых прилавках внутри крытых павильонов. При этом внутри крытого рынка можно свободно торговать зеленью, мясом, рыбой и другими продуктами питания.

Какие ИП должны работать с онлайн-кассой в 2023 году

Сегодня применять онлайн-кассу обязаны все ИП и организации при расчетах как в наличной, так и безналичной форме. Применять кассы должны бизнесы на любой системе налогообложения, кроме НПД (самозанятых граждан).

В 2021 г. произошел завершающий этап перехода на онлайн-кассы для тех предпринимателей, которые при этом могли перейти в самозанятые. Это те ИП без наемных сотрудников, которые:

Имели режим налогообложения УСН или ПСН.
Работали без единого наемного работника.
Продавали товары собственного производства.
Занимались самостоятельным оказанием услуг.
Выполняли какие-либо работы без сторонней помощи.
Имели суммарную выручку не более 200 000 рублей ежемесячно.

Кто может не использовать онлайн-кассу

В 2022-2023 гг. эта возможность сохраняется для следующих категорий бизнеса (как организаций, так и ИП):

Работающие в удаленных от сетей связи регионах или местностях. Такие продавцы могут использовать кассу без передачи данных в ОФД и подключения к интернету, т.е. в автономном режиме. Узнать, попадает ли ваш населенный пункт в перечень удаленных от связи регионов, можно в местных органах самоуправления. (Подробнее — п. 7 ст.2 54-ФЗ)
Работающие в отдаленных и труднодоступных местностях, входящих в перечень таких местностей, составленный органом власти субъекта РФ. Вместо использования ККТ продавец должен выдать бланк строгой отчетности, подтверждающий факт расчета между продавцом и покупателем. (Подробнее — п. 3 ст.2 54-ФЗ)
Предприниматели и организации, ведущие расчеты в безналичной форме с другими ИП или юридическими лицами (принимающие оплату сразу на расчетный счет, имеется в виду оплата с помощью платежных поручений). Безналичные расчеты с помощью корпоративных карт через POS-терминалы требуют применения онлайн-ККТ.
Некоторые ИП на патенте, например, которые занимаются фотографией, ремонтом мебели или реконструкцией зданий. Подробный перечень видов деятельности, освобожденных от использования кассы для ИП на патенте, можете найти в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.
Самозанятые и ИП на НПД, т.е. плательщики налога на профессиональный доход. Для получения доходов, облагаемых НПД, онлайн-касса не нужна, чеки клиентам выдаются через приложение «Мой налог«.
Некоторые виды деятельности: ритуальные и религиозные услуги, продавцы овощей и фруктов вразвал, торговля безалкогольными напитками из авто-цистерн, ремонт обуви и изготовление ключей и пр. могут вообще обойтись без ККТ.

Обратите внимание! Все вышеперечисленные категории предпринимателей и организаций обязаны применять кассу при расчетах за подакцизные товары и товары, подлежащие маркировке средствами идентификации.

Самозанятый или ИП: что лучше

Те ИП, которые могут переоформиться и платить налог на профессиональный доход (стать самозанятыми) могут работать без касс. Самозанятым можно стать при соблюдении ряда условий — в частности, не иметь наемных работников, выполнять работы или оказывать услуги, торговать любыми товарами собственного изготовления. При этом доход должен быть не больше 200 000 руб. в месяц.

Вы не сможете оформить самозанятость, если:

работаете в сфере, где требуется лицензия или разрешение на ведение деятельности. Самозанятый не сможет быть медработником, турагентом, управлять домом в ЖКХ;
продаете, либо сдаете в аренду недвижимость;
решили нанять сотрудника или заняться перепродажами;
продаете подакцизные либо маркированные товары;
работаете с контрагентами.

Хоть самозанятые и могут работать без кассы, их возможности сильно уступают индивидуальным предпринимателям. Законодательство по самозанятым еще не до конца проработано, что только усугубляет ситуацию.

Преимущества онлайн-касс для предпринимателей

Несмотря на большие затраты на покупку и установку, онлайн-касса способна окупиться и даже принести выгоду вашему бизнесу . Речь идет о многих плюсах:

Сокращение затрат на обслуживание в ЦТО. Раньше ККТ нужно было обязательно ставить на учет в ЦТО, которое необходимо было посещать лично. Теперь же это только по желанию.
Постановка на учет техники происходит в электронной форме. Теперь приносить само устройство и документы в ФНС можно исключительно по желанию. Большинство же ставит ККМ на учет удаленно через сайт ФНС. Зарегистрировать кассу можно как самостоятельно, так и обратившись к техническим специалистам любого сервисного центра.
Сокращение издержек на обучение продавцов кассовой дисциплине. Большинство устройств имеют простой интерфейс и интуитивное управление. Обучение сотрудников и инструктаж теперь занимает не больше 15 минут.
Работа с большой номенклатурой. Раньше с большим количеством товаров работали только такие кассы, как в крупных супермаркетах. Их еще называют POS-системы. Это дорогостоящее оборудование, которое будет по карману далеко не каждому бизнесмену. С появлением онлайн-касс малые бизнесмены могут конкурировать с крупным бизнесом на равных.
Синхронизация с личным кабинетом и сбор статистики. В личным кабинет управления кассой можно зайти с любого браузера с доступом в интернет. Данные при этом надежно защищены. В личном кабинете можно отслеживать работу устройств, начало и конец смен, работу сотрудников, показатели продаж, возвратов, рейтинг наиболее покупаемых товаров, а также работать с документацией.
Многие современные кассы позволяют автоматизировать бизнес процессы, вести складской и товарный учет, работать с закупками и пр.

У этих универсальных устройств действительно много плюсов, как и полезных функций, способных упростить работу продавцов. Сюда входят и совместимость с отчетными инстанциями (Меркурий, Честный Знак, ЕГАИС) и поддержка карт лояльности, и многие другие.

Как у любого оборудования, у онлайн-касс имеются недостатки — это и зависимость от перебоев в интернет соединении, и ошибки или сбои в работе. Однако, все они устраняются либо самостоятельно, либо обращением к специалистам.

Как подобрать подходящую кассу для вашего бизнеса

Выбор онлайн-кассы зависит от особенностей вашей деятельности и условий торговли. Если работа ведется в одном месте, подойдет стационарная касса, работающая от сети. Разъездная торговля и деятельность курьерских служб требует приобретения мобильной онлайн-кассы, работающей от аккумулятора.

Для интернет-магазинов потребуются специальные облачные решения. Играет роль форма оплаты ― для приема безналичных платежей нужен встроенный эквайринг. На выбор контрольно-кассовой техники влияет масса нюансов:

Вид онлайн-кассы — устройство может быть мобильным, стационарным или электронным (облачным). Ваш выбор будет зависеть от типа производимых расчетов.
Производительность — скорость обработки платежей и выдачи чека. Чем больше среднее количество чеков в день, тем мощнее нужен кассовый аппарат.
Совместимость — возможность интеграции со сторонним ПО или техникой. Многие устройства попросту «не дружат» друг с другом, и это нужно учитывать при выборе модели.
Характеристики печати — формат чека (узкий или широкий), скорость печати, ресурс термоголовки (сколько проработает чековый принтер).
Интерфейсы — способы передачи данных отчетов в ОФД могут различаться: 3G, Wi-Fi или проводной.
Интеграция с ПО — если продавцу требуется автоматизация и ведения товарного учета, подключение профильной программы, то важно, чтобы онлайн-касса уже поддерживала интеграцию с необходимым программным обеспечением.
Поддержка ГИС — если планируется торговля алкоголем или маркированными товарами, важно, чтобы техника работала с ЕГАИС и Честный Знак.

Какова средняя стоимость касс?

Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.

Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.

Вид ККТ	Стоимость, руб.
Средний смарт-терминал	от 15 000
Мобильная касса с эквайрингом	от 20 000
Фискальный регистратор простой	от 5000 до 15 000
Средний фискальный регистратор	от 20 000
Автономная кнопочная касса	от 5000 до 13 000
POS система	от 40 000

Дополнительное оборудование и расходы

Переход индивидуальных предпринимателей на онлайн-кассы требует дополнительных расходов на приобретение, установку и настройку:

фискального накопителя (на 15 или 36 месяцев);
квалифицированной электронной подписи (КЭП) для работы с электронными документами и регистрации кассы;
подключение к ОФД для передачи данных в ФНС (обязательно по 54 ФЗ);
товарно-учетной системы по современным требованиям.

Вам нужно заключить договор с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию по кассовым операциям в налоговую инспекцию. Если в планах торговля алкоголем, сразу выбирайте систему товароучета, совместимую с ЕГАИС.

К 2024 г. маркировка коснется всех групп товаров. Ваша товароучетная программа должна поддерживать интеграцию с виртуальной системой «Честный ЗНАК». Понадобится дополнительное оборудование в виде сканера штрихкодов, торговых весов и прочего. Модель вашей онлайн-кассы должна быть включена в реестр ККТ, а фискальные накопители (ФН) иметь действительный регистрационный номер.

Виды онлайн касс: какие бывают

	Автономная касса Автономная (кнопочная) ― аппарат с физическим кнопочным модулем удовлетворит потребности малого и микробизнеса, предприятия с небольшой проходимостью. Она подойдет для небольшого ассортимента товаров с печатью чеков до 50 в день. Цена: 5 000 ― 12 000 руб. Перейти в каталог
	Смарт-терминал Смарт-терминал функционирует по типу планшета и подходит практически всем организациям. Оснащен встроенным принтером чеков. Обычно программной базой выступает Android, поддерживается удобная загрузка различных приложений. Отличительная особенность планшетных смарт-терминалов — универсальность. Можно подключить сканер штрих-кода, весы, эквайринг, и использовать кассу практически повсеместно. Цена: 12 000 ― 35 000 руб. Перейти в каталог
	Фискальный регистратор Фискальный регистратор ― если у вас уже есть ПК, рекомендуем смело выбирать именно его. Это устройство актуально постоянным пользователям программы 1С или Контур.Маркет и другим, а также тем, кто ведет товароучет или чья ККТ интегрирована с сайтом, базой данных. ФР подключается к компьютеру, терминалу с уже установленной программой и фискализирует чеки. Цена: 5 000 ― 40 000 руб. Перейти в каталог
	POS-система POS-система ― подходит крупным компаниям и предназначена для стационарной эксплуатации. POS система включает в себя набор техники для укомплектования рабочего места кассира. Применяется такой вид оборудования в крупных и сетевых магазинах. Системы попроще можно использовать и в местах с небольшой проходимостью. Цена: 40 000 ― 150 000 руб. Перейти в каталог
	Касса с эквайрингом Такое легкое и компактное устройство подходит для работы на выезде, курьерской доставки, работы в логистике, в общепите для торгового зала и приема заказов, для стационарного применение в малом бизнесе как касса и банковский терминал два в 1. Устройство подходит для приема наличных и безналичных платежей. Подключается к мобильной сети. Цена: 20 000 ― 40 000 руб. Перейти в каталог
	Облачная касса Облачная касса позволяет принимать платежи через сайт в соответствии с требованиями 54 ФЗ. Устройство предоставляется на условиях аренды, и интегрируется с сайтом. Доступ к управлению, статистике и работе с устройством осуществляется через личный кабинет с ноутбука или ПК. Само устройство находится удаленно на серверах в современно оборудованном дата-центре. Цена: от 500 ₽/мес. Перейти в каталог

Перейти в каталог онлайн-касс

Обратите внимание!

В 2021 г. действует требование, связанное с отражением номенклатуры в кассовом чеке. Если ваша товарная база составляет сотни позиций, «автономка» с механическими кнопками и монохромным дисплеем не подойдет. Законом не запрещено использовать автономную кассу, но вводить огромное количество наименований с ее помощью окажется делом не из легких. В этом случае, намного удобнее использовать облачное решение.

Преимущества

Длительная работа от аккумулятора
Прием наличных и безналичных платежей
Встроенный сканер 2D штрих-кодов
Узкий формат чека
Программа от МТС
Базовая автоматизация

Подробнее

Аренда онлайн-касс для ИП

Взять онлайн-кассу в аренду для предпринимателя может быть очень выгодно в следующих случаях:

Бизнес только открылся и нужно время встать на ноги
Бизнес имеет сезонный характер работы
Нет возможности приобрести технику прямо сейчас
Хочется сразу получить готовое к работе устройство, не вникая в тонкости

Аренда онлайн-кассы стоит недорого, тарифы начинаются от 1 500 ₽ в месяц в зависимости от устройства и включенных услуг. Обычно владелец получает готовую кассу, зарегистрированную в налоговой на его ИП. Она оборудована фискальным накопителем, программным обеспечением последней версии, и полностью готова к началу работы.

Обычный пакет услуг включает обновление ПО, ремонт в случае поломки и замена оборудования на новое, круглосуточная техническая поддержка, перерегистрация устройства и пр. Чем полнее пакет обслуживания, тем выгоднее получается пользоваться арендой.

Ознакомьтесь с каталогом онлайн-касс в аренду по ссылке.

Кассовые чеки в 2022 году

Онлайн-касса должна выдавать как бумажные, так и электронные чеки. По требованию российского законодательства, чек должен содержать все обязательные реквизиты. Также важным требованием является обязанность отражать в чеке номенклатуру товаров и услуг. Фискальный чек должен содержать понятное название, количество товара, единицы измерения, стоимость за штуку и общую стоимость товаров, стоимость со скидкой, ИНН и прочие данные продавца и т.д.

Образец фискального чека

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы

Несоблюдение норм и правил, прописанных в 54 Федеральном законе в части применения ККТ, приведет к наложению административной ответственности в виде штрафов, а в особых случаях и уголовной ответственности.

Для ИП штраф при работе без кассового устройства составит до половины суммы выручки, полученной без применения ККТ, но не меньше 10 тысяч рублей. За повторное нарушение грозит приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

Также штраф можно получить, если оборудование не соответствует законодательству или зарегистрировано не корректно. В таком случае это приравнивается к работе без кассы. Штраф бизнесмен получит и за не выданный чек или его неправильное оформление.

Вопрос-ответ

Как работает облачная касса?

Облачная касса — устройство фискализации чеков с фискальным накопителем (встроенной памятью) и программной управляющей частью. Она применяется интернет-магазинами для оформления платежей покупателям на сайтах и выдачи электронного чека по СМС или на электронную почту. Администратор интернет-магазина имеет доступ к личному кабинету, из которого он может управлять самим облачным устройством и контролировать онлайн операции.

Как установить онлайн-кассу?

Для этого нужно зарегистрировать ее в ФНС, обновить и настроить программное обеспечение, подключиться к ОФД и интернету. После этого можно приступать к работе. Для регистрации в налоговой инспекции вам понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (ЭЦП).

Для чего нужен фискальный накопитель?

Фискальный накопитель — память кассового устройства. На него записывается информация о чеках, сменах, возвратах и др. Информация записывается в зашифрованном виде, и ФН хранит данные обо всех операциях за все время его использования.

Чем фискальный чек отличается от нефискального?

Фискальный чек содержит набор реквизитов, установленных законодательством РФ. Реквизиты могут включать фискальный признак (ФП), присвоенный чеку номер, заводской и регистрационный номера ККТ, наименование и ИНН предпринимательского субъекта и несколько других. Присваиваются эти данные зарегистрированным в налоговой кассовым аппаратом. Поэтому выдавать такие чеки должны те продавцы, которые обязаны применять ККТ в порядке, определенном законом 54-ФЗ.

В отличие от первого, нефискальный чек представляет собой платежную квитанцию, которая не достаточна для подтверждения факта оплаты и получения дохода продавцом. К примеру, им является проездной билет на транспорте, или залоговый чек на отпуск топлива на АЗС. Налоговая инспекция такие типы квитанций не регистрирует.

Бухгалтерией к авансовому отчету нефискальные чеки принимаются только при наличии остальных документов - товарных чеков, бланков строгой отчетности, подтверждающих расходы подотчетного лица у продавцов или поставщиков услуг, которые не применяют ККМ.

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Максим Демеш

md@kassaofd.ru