Онлайн-кассы в 2024 году обязательны практически для всех. На рынке существует большой выбор кассовых аппаратов, и все они различаются друг от друга характеристиками и возможностями. Расскажем о том, как предпринимателю выбрать подходящий и недорогой аппарат, который будет отвечать требованиям законодательства и подходить под задачи бизнеса.
Оглавление
Онлайн-касса — устройство, которое формирует, фискализирует и распечатывает чеки (фискальные документы), затем передает их через оператора фискальных данных в Федеральную налоговую службу и записывает в зашифрованном виде на фискальный накопитель.
Кассы имеют следующие характеристики:
Бизнес может использовать только новые кассы, соответствующие требованиям Федерального закона от 22.05.2003 г. «О ККТ» № 54-ФЗ на территории РФ включенные в реестр контрольно-кассовой техники ФНС. Другую кассу зарегистрировать и использовать не получится.
Рисунок ФН 1.2
Фискальный накопитель — память, где хранятся все чеки пробитые на кассе, открытые и закрытые смены и другая информация в зашифрованном виде. ФН вставляется внутрь кассы. Без него кассовый аппарат использовать нельзя. Когда происходит продажа, фискальный документ записывается в память. ФН присваивает чеку особый код — фискальный признак документа. Он уникален для каждого чека. После этого ФН отправляет в ОФД данные по транзакции в зашифрованном виде. Оператор проверяет чек и отправляет подтверждение на кассу.
Стоимость фискального накопителя зависит от срока его действия (бывают накопители на 13,15 и 36 месяцев), в среднем это от 6 до 12 тысяч рублей. После окончания срока действия накопитель нужно заменить, а касса подлежит перерегистрации.
Нельзя просто выбрать ФН любого срока. Срок использования точно регламентирован 54 ФЗ. Нарушителей ждут штрафы. Бизнесмены выбирают срок ФН исходя из системы налогообложения и вида деятельности.
ФН на 36 месяцев подойдет для:
ФН на 15 месяцев могут использовать:
При наличии подакцизных товаров у ИП или ООО подойдет только ФН на 15 месяцев! Розничные магазины на ОСН могут использовать накопитель с любым сроком действия. Подробнее о ФН читайте в статье.
ОФД или оператор фискальных данных — организация-посредник между всеми онлайн-кассами и Федеральной Налоговой службой. Оператор получает все чеки, проверяет их, формирует отчеты и отправляет их на сервера ФНС. Подключение ККТ к ОФД обязательно по закону. Без подключения к ОФД могут работать только некоторые категории бизнеса расположенные в удаленных от связи регионах.
Операторов несколько, выбрать можно любого аккредитированного налоговиками — подробный перечень можно найти на сайте Налоговой. ИП должен подключиться к оператору до начала использования ККТ.
Сегодня применять онлайн-кассу обязаны все ИП и организации при расчетах как в наличной, так и безналичной форме. Применять кассы должны бизнесы на любой системе налогообложения, кроме НПД (самозанятых граждан). В ФЗ №54 перечислены и исключения, такой бизнес освобожден от применения касс. ФНС регулярно инициирует проверки, поэтому работать без кассы незаконно не получится. В 2024 году продлен мораторий на проверки бизнеса, однако если Налоговая заподозрит нарушения, она все равно может инициировать проверку или контрольную закупку. Подробнее о проверках бизнеса по онлайн-кассам в 2024 году мы говорили в этой статье.
В 2024 году возможность не применять кассу сохраняется для следующих категорий бизнеса (как организаций, так и ИП):
Согласно п. 2.1 ст. 2 ФЗ №54 работать без онлайн-кассы могут некоторые ИП на патенте, которые попадают в следующий перечень:
Как мы уже говорили, работать без кассы могут самозанятые граждане или плательщики налога на профессиональный доход. Те ИП, которые могут переоформиться, смогут работать без ККТ. Самозанятым можно стать при соблюдении ряда условий — в частности, не иметь наемных работников, выполнять работы или оказывать услуги, торговать любыми товарами собственного изготовления. При этом доход должен быть не больше 200 000 рублей в месяц.
ИП не сможет оформить самозанятость, если:
Хоть самозанятые и могут работать без кассы, их возможности сильно уступают индивидуальным предпринимателям. Законодательство по самозанятым еще не до конца проработано, что только усугубляет ситуацию.
 |
Читайте также: «Онлайн-касса для ИП на УСН» |
Несмотря на большие затраты на покупку и установку, ККТ способна окупиться и даже принести выгоду вашему бизнесу . Речь идет о многих плюсах:
У этих универсальных устройств действительно много плюсов, как и полезных функций, способных упростить работу продавцов. Сюда входят и совместимость с отчетными инстанциями (Меркурий, Честный Знак, ЕГАИС) и поддержка карт лояльности, и многие другие.
Как у любого оборудования, у касс имеются недостатки — это и зависимость от перебоев в интернет соединении, и ошибки или сбои в работе. Однако, все они устраняются либо самостоятельно, либо обращением к специалистам.
Выбор онлайн-кассы зависит от особенностей вашей деятельности и условий торговли. Если работа ведется в одном месте, подойдет стационарная касса, работающая от сети. Разъездная торговля и деятельность курьерских служб требует приобретения мобильной онлайн-кассы, работающей от аккумулятора.
Для интернет-магазинов потребуются специальные облачные решения. Играет роль форма оплаты ― для приема безналичных платежей нужен встроенный эквайринг. Курьерам отлично подойдет экономичное решение — касса с эквайрингом 2в1. На выбор контрольно-кассовой техники влияет масса нюансов:
Модель вашей онлайн-кассы должна быть включена в реестр ККТ, а фискальные накопители (ФН) иметь действительный регистрационный номер.
Ниже перечислены основные категории касс, которые представлены на рынке.
|
|
Автономная кассаАвтономная (кнопочная) ― аппарат с физическим кнопочным модулем удовлетворит потребности малого и микробизнеса, предприятия с небольшой проходимостью. Она подойдет для продаж при небольшом ассортименте товаров с печатью чеков до 50 в день. Цена: 5 000 ― 12 000 руб. |
 |
Смарт-терминалСмарт-терминал функционирует по типу планшета и подходит практически всем организациям. Оснащен встроенным принтером чеков. Обычно программной базой выступает Android, поддерживается удобная загрузка различных приложений. Отличительная особенность планшетных смарт-терминалов — универсальность. Можно подключить сканер штрих-кода, весы, эквайринг, и использовать кассу практически повсеместно. Цена: 12 000 ― 35 000 руб. |
 |
Фискальный регистраторФискальный регистратор ― если у вас уже есть ПК, рекомендуем смело выбирать именно его. Это устройство актуально постоянным пользователям программы 1С или Контур.Маркет и другим, а также тем, кто ведет товароучет или чья ККТ интегрирована с сайтом, базой данных. ФР подключается к компьютеру, терминалу с уже установленной программой и фискализирует чеки. Цена: 5 000 ― 40 000 руб. |
 |
POS-системаPOS-система ― подходит крупным компаниям и предназначена для стационарной эксплуатации. POS система включает в себя набор техники для укомплектования рабочего места кассира. Применяется такой вид оборудования в крупных и сетевых магазинах. Системы попроще можно использовать и в местах с небольшой проходимостью. Цена: 40 000 ― 150 000 руб.
|
 |
Касса с эквайрингомТакое легкое и компактное устройство подходит для работы на выезде, курьерской доставки, работы в логистике, в общепите для торгового зала и приема заказов, для стационарного применение в малом бизнесе как касса и банковский терминал два в 1. Устройство подходит для приема наличных и безналичных платежей. Подключается к мобильной сети. Цена: 20 000 ― 40 000 руб.
|
 |
Облачная кассаОблачная (автоматическая) касса позволяет принимать платежи через сайт в соответствии с требованиями 54 ФЗ. Устройство предоставляется на условиях аренды, и интегрируется с сайтом. Доступ к управлению, статистике и работе с устройством осуществляется через личный кабинет с ноутбука или ПК. Само устройство находится удаленно на серверах в современно оборудованном дата-центре. Цена: от 500 ₽/мес.
|
Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.
Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.
| Вид ККТ | Стоимость, руб. |
| Средний смарт-терминал | от 15 000 |
| Мобильная касса с эквайрингом | от 20 000 |
| Фискальный регистратор простой | от 5000 до 15 000 |
| Средний фискальный регистратор | от 20 000 |
| Автономная кнопочная касса | от 5000 до 13 000 |
| POS система | от 40 000 |
Переход индивидуальных предпринимателей на онлайн-кассы требует дополнительных расходов на приобретение, установку и настройку техники и программ. Необходимо будет купить:
Также понадобится выполнить следующие действия:
К 2024 г. маркировка затронет новые товарные категории: безалкогольные напитки и пиво, велосипеды и рамы, новые виды одежды, антисептики и другие. Ваша товароучетная программа должна поддерживать интеграцию с виртуальной системой «Честный ЗНАК». Понадобится дополнительное оборудование в виде сканера штрих-кодов, торговых весов и прочего.
В 2024 году в кассовом чеке обязательно должна быть отображена номенклатура. Если ваша товарная база составляет сотни позиций, «автономка» с механическими кнопками и монохромным дисплеем не подойдет. Законом не запрещено использовать автономную кассу, но вводить огромное количество наименований с ее помощью окажется делом не из легких. В этом случае, намного удобнее использовать облачное решение.
|
Читайте также: «Расходы на онлайн кассу: сколько это стоит?» |
Самыми популярными являются следующие варианты:
|
|
Преимущества
|
 |
Преимущества
|
 |
Преимущества
|
 |
Преимущества
|
 |
Преимущества
|
 |
Преимущества
|
Взять онлайн-кассу в аренду для предпринимателя может быть очень выгодно в следующих случаях:
Аренда онлайн-кассы стоит недорого, тарифы начинаются от 1 500 ₽ в месяц в зависимости от устройства и включенных услуг. Обычно владелец получает готовую кассу, зарегистрированную в налоговой на его ИП. Она оборудована фискальным накопителем, программным обеспечением последней версии, и полностью готова к началу работы.
Обычный пакет услуг включает:
Чем полнее пакет обслуживания, тем выгоднее аренда бизнесу.
Ознакомьтесь с каталогом онлайн-касс в аренду по ссылке.
Где следить за ситуацией
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства
Онлайн-касса должна выдавать как бумажные, так и электронные чеки. По требованию российского законодательства, чек должен содержать целый перечень обязательных реквизитов. Еще одним важным требованием является обязанность отражать в чеке номенклатуру товаров и услуг. Фискальный чек должен содержать понятное название, количество товара, единицы измерения, стоимость за штуку и общую стоимость товаров, стоимость со скидкой, ИНН и прочие данные продавца и т.д.
Несоблюдение норм и правил, прописанных в 54 Федеральном законе в части применения ККТ, приведет к наложению административной ответственности в виде штрафов, а в особых случаях и уголовной ответственности.
Согласно статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях при работе без кассового устройства штраф для ИП составит до половины суммы выручки, полученной без применения ККТ, но не меньше 10 тысяч рублей. За повторное нарушение грозит приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.
Также штраф можно получить, если оборудование не соответствует законодательству или зарегистрировано не корректно. В таком случае это приравнивается к работе без кассы. Штраф бизнесмен получит и за не выданный чек или его неправильное оформление.
Перед использованием ККТ нужно поставить на учет в Налоговой инспекции. Для этого в личном кабинете на сайте Налоговой нужно заполнить заявление. После проверки касса получит регистрационную карточку и уникальный номер. Зарегистрировать аппарат можно также через оператора фискальных данных или сервисный центр Мультикас. После регистрации ККТ нужно настроить и можно начинать работу. Чтобы начать просто откройте новую смену.
В каких случаях должен быть выбит чек:
Какие бывают признаки расчетов:
Когда расчеты по какой-либо причине были проведены без применения ККТ, нужно оформить чек коррекции. Для него существуют два виды признака расчета: приход в случае недостачи и расход при излишках. К чеку прикрепляют записку, в которой указывают причину коррекции. Записка обязательно нужна и может понадобиться в ходе проверки Налоговой инспекцией.
При расчетах с клиентами важно следить, чтобы смена открывалась и закрывалась вовремя. Она не может превышать 24 часа. Иначе касса заблокируется и придется обращаться к специалистам.
Сегодня приобрести ККТ можно не только в сервисном центре. Расскажем о плюсах и минусах каждого варианта.
Банки. Приобрести кассу можно в банке после открытия расчетного счета. Чаще всего в банках можно найти кассу по акции с существенными скидками. Также скорее всего будут выгодные кредитные условия. Из минусов нет оперативной технической поддержки пользователей, нельзя приобрести дополнительное оборудование и услуги, профессиональную консультацию.
ОФД. Кассу можно купить и у оператора. Обычно здесь нет профессионалов по кассовой технике, дополнительного оборудования и услуг. В случае проблем с программным обеспечением или поломки придется решать проблемы самостоятельно.
У операторов связи. Многие операторы сотовой связи также осуществляют продажу касс. Ассортимент обычно ограничен версиями с мобильным интернетом. Предоставляются сим-карты оператора. Из минусов: ограниченный выбор касс, фирменный узкий софт, отсутствие оперативной технической поддержки, дополнительного оборудования и услуг.
С рук (например на Авито). Приобрести кассу можно и у предыдущего владельца. Эта касса скорее всего обойдется значительно дешевле. В таком случае нужно обязательно требовать подтверждение снятия кассы с учета, проверить модель в реестре ККТ ФНС. Для постановки на учет потребуется приобрести и установить фискальный накопитель. Из минусов: касса может быть устаревшей модели, может быть глючный софт выдающий ошибки, возможна техническая неисправность аппарата, ККТ может быть краденой.
В профильном магазине. Обычно такие магазины предоставляют огромный выбор касс и сопутствующего оборудования, услуги по постановке на учет, подключению ОФД, ЕГАИС, Честный Знак. Профильные магазины чаще всего имеют собственную службу технической поддержки пользователей с индивидуальным подходом к решению задач, быстрые контакты с сервисами производителей и следовательно оперативный ремонт. Также обычно в таких магазинах профессиональные специалисты знающие обновленное законодательство. Плюсы очевидны.
Чтобы создать автоматизированную точку продаж или удобное рабочее место кассира стоит рассмотреть покупку дополнительных устройств.
Незаменимый помощник любого кассира — сканер штрих-кодов. Если в продаже есть подакцизные товары (включая алкоголь), товары подлежащие цифровой маркировке Честный Знак (например сигареты или одежда), то подойдет только 2D сканер. Если в ассортименте присутствуют крупногабаритные товары лучше рассмотреть беспроводные модели.
Для повышения лояльности покупателей, важно устанавливать дисплей покупателя. Он подскажет клиенту, сколько стоит тот или иной товар в чеке, сколько вышла итоговая покупка, уведомит об горячих акциях и скидках.
Если в ассортименте магазина присутствует развесной товар, торговые весы незаменимы. Это могут быть весы подключенные к кассе, а могут быть и модели для самообслуживания в зале с печатью этикеток.
Для работы в торговом зале и на складе незаменим ТСД. Это дорогостоящее устройство, без которого проблематична работа с широким ассортиментом товаров. Обычно применяется в супермаркетах, гипермаркетах и на складах.
Для приема безналичных платежей необходим банковский терминал. Бывают мобильные и стационарные модели. Если вы приобретаете кассу в строенным эквайрингом, то банковский терминал не нужен.
На любой кассе необходим денежный ящик. Он позволяет безопасно хранить денежные средства. Некоторые модели подключаются к кассе напрямую, а некоторые открываются ключом.
Принтер для распечатки этикеток незаменим в любом магазине. Он может пригодиться для печати ценников или маркировочных кодов Честный Знак.
Облачная касса — устройство фискализации чеков с фискальным накопителем (встроенной памятью) и программной управляющей частью. Она применяется интернет-магазинами для оформления платежей покупателям на сайтах и выдачи электронного чека по СМС или на электронную почту. Администратор интернет-магазина имеет доступ к личному кабинету, из которого он может управлять самим облачным устройством и контролировать онлайн операции.
Для этого нужно зарегистрировать ее в ФНС, обновить и настроить программное обеспечение, подключиться к ОФД и интернету. После этого можно приступать к работе. Для регистрации в налоговой инспекции вам понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (ЭЦП).
Фискальный накопитель — память кассового устройства. На него записывается информация о чеках, сменах, возвратах и др. Информация записывается в зашифрованном виде, и ФН хранит данные обо всех операциях за все время его использования.
Фискальный чек содержит набор реквизитов, установленных законодательством РФ. Реквизиты могут включать фискальный признак (ФП), присвоенный чеку номер, заводской и регистрационный номера ККТ, наименование и ИНН предпринимательского субъекта и несколько других. Присваиваются эти данные зарегистрированным в налоговой кассовым аппаратом. Поэтому выдавать такие чеки должны те продавцы, которые обязаны применять ККТ в порядке, определенном законом 54-ФЗ.
В отличие от первого, нефискальный чек представляет собой платежную квитанцию, которая не достаточна для подтверждения факта оплаты и получения дохода продавцом. К примеру, им является проездной билет на транспорте, или залоговый чек на отпуск топлива на АЗС. Налоговая инспекция такие типы квитанций не регистрирует.
Бухгалтерией к авансовому отчету нефискальные чеки принимаются только при наличии остальных документов - товарных чеков, бланков строгой отчетности, подтверждающих расходы подотчетного лица у продавцов или поставщиков услуг, которые не применяют ККМ.
Бывает так, что по какой-либо причине чеки не уходят в ОФД. Если вы заметили, что чеки не ушли оператору, нужно проверить подключение к интернету. Если все хорошо, интернет подключен, то нужно подождать пару дней, возможно они уйдут, но не сразу. Если через пару дней ничего не изменилось, неотправленные чеки по-прежнему "висят", то нужно обратиться к специалисту по обслуживанию онлайн-касс.
Внимание! Очень важно следить, чтобы все чеки уходили в ОФД. Если чеки не уходят оператору, то по прошествии 30 дней касса блокируется.
Как узнать о непереданных чеках:
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Бухгалтерский учет онлайн-касс и кассовых операций ― система непрерывного сбора, документирования и обобщения данных о хозяйственной деятельности предприятия. При внедрении новой ККТ формат бухучета и выполнение ключевых операций не слишком…
Рассмотрим вопросы, волнующие многих бизнесменов. Можно ли использовать одну кассу на два ООО или ИП? Возможен ли вариант с применением одной ККТ для бизнеса с разными системами налогообложения? Можно ли…
В статье пойдет речь о том, как подключить кассу к интернету. Для современных ККТ (за исключением редких случаев) это необходимость, поскольку по закону они должны передавать данные ОФД. Рассмотрим актуальные…
Все предприниматели, работающие с наличностью, должны соблюдать кассовую дисциплину. Если вы проводите только безналичные расчеты, и у вас в кассе нет «ни копейки» реальных денег, можете дальше не читать. Но…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
