В 2023 году изменились форматы электронных документов. В статье расскажем о том, что это такое, к каким документам предъявляются новые требования. Поговорим о том, что еще планируют нормализовать в ближайшем будущем.
Электронный документ — аналог бумажного, но в цифровом виде. Его наделяют юридической значимостью с помощью заверки электронной подписью и передают адресату через систему ЭДО.
Документ могут изначально создавать на бумаге, а потом перевести в цифровой формат (путем сканирования). Но в таком виде контролирующие органы не примут файл, поскольку образ не считается оригиналом. Официально электронный документ — это тот, который сразу формируется на ПК или другом устройстве. Как и бумажный, он имеет определенные реквизиты и создан в требуемом формате. И только его можно передавать через систему ЭДО.
Под форматом понимают требования к определенной организации электронного документа — перечню содержащихся реквизитов, иерархии. Если их не соблюдать, файл не будет отправлен через ЭДО и его не примут в контролирующих органах.
Требования к формату электронных документов различаются в зависимости от вида «бумаг». Заполнение счетов-фактур, товарных накладных, актов выполнения работ регламентирует Федеральная налоговая служба.
Формат документа в электронном виде отвечает за внутреннее содержание. Утверждается ФНС России. Форма — внешний «облик» документа. От нее зависит, как он будет отображаться визуально.
До 2013 года унифицированные формы первичных документов были обязательными. Сейчас же закон не требует их использовать — разрешает создавать файлы в любом виде. При этом внутреннее содержание должно соответствовать утвержденному регламенту (при наличии).
Несмотря на это, до сих пор некоторые бумажные документу оформляются по единым формам. К таким можно отнести приходный и расходный кассовый ордер, транспортную и железнодорожную накладную. Для счета-фактуры, применяемого для расчетов по налогу НДС, также утверждена форма (Постановление Правительства РФ № 1137 от 26.11.2011).
Различают такие виды форматов файлов электронных документов:
Чаще всего используются текстовые и табличные группы форматов файлов. Некоторые документы предназначены только для просмотра, их нельзя редактировать. Это графические файлы PDF, TIFF и JPG. В других можно изменять содержание — XLS, XLSX, ODS (табличные) и DOC, RTF, TXT (текстовые).
Текстовые форматы файлов используются преимущественно для составления приказов, заявлений, инструкций. Табличные — для формирования графиков, журналов, отчетов. Сканы бумажных версий документов могут быть представлены в графическом формате.
Юридически значимые документы должны быть в текстовом формате XML — это «расширяемый язык разметки». В таком файле содержатся структурированные данные, включая пользовательские теги, за счет чего при обмене информацией не возникает трудностей с совместимостью.
Основные форматы электронных документов:
Формализованные файлы документов создаются с расширением XML.
Жесткие требования к форматам представления электронных документов обусловлены возможностью налоговых органов принимать и проверять файлы в автоматическом режиме. Если не привести их в единый вид и расширение, на проверку нужно будет тратить много времени.
Согласно Приказу Минтруда России № 578н от 20.09.2022, который действует с 1 марта 2023 года, установлены единые требования к кадровым электронным документам, оформленным без дублирования на бумаге. Их должны составлять работодатели, которые ведут делопроизводство в кадровом электронном документообороте.
В приказе представлен список из 123 документов, которые сгруппированы по ситуациям:
Работодателю не нужно переводить в электронный формат и применять все 123 документа из списка. Он использует только те документы, которые выбрал для ведения в кадровом документообороте.
Структурные элементы кадровых документов:
Все файлы элементов кадрового документа нужно разместить в корневом каталоге.
Где следить за ситуацией
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства
Приказом ФНС России № ЕД-7-26/133@ от 21.02.2023 изменены форматы документов, связанных с получением и выставлением счетов-фактур в электронном виде. Новшества обусловлены внедрением машиночитаемой доверенности.
Новые форматы предусмотрены для таких электронных документов:
Приказ вступил в силу 23 марта 2023 года.
С 1 марта 2023 года действуют приказы ФНС России, согласно которым утверждены формы, правила заполнения и XML-форматы электронного договора фрахтования, путевого листа, заказа (заявки). Рассмотрим их структуру.
Электронный путевой лист включает шесть титулов:
|
Обязательные |
|
|
Файл обмена данными об обстоятельствах и особенностях рейса |
Формируется собственником транспортного средства. Содержит данные о лице, оформившем путевой лист, транспорте, сроке документа, водителе, виде перевозки и сообщения |
|
Файл обмена данными о результатах медосмотра перед новой сменой и рейсом |
Создается штатным медсотрудником или внешней организацией, которая оказывает услуги удаленного медосмотра. Содержит сведения о дате, времени, результатах проведения осмотра, водителе транспортного средства, медицинском сотруднике или медорганизации. |
|
Файл обмена данными о показаниях одометра в момент выезда транспорта с парковки или его передаче другому водителю |
Содержит информацию о дате и времени выезда транспорта или передачи другому водителю, показания одометра |
|
Файл обмена информацией о показаниях одометра при заезде транспорта на парковку или передаче другому водителю |
Содержит данные о дате и времени заезда, показания одометра |
|
Необязательные |
|
|
Файл обмена сведениями о результате контроля технического состояния транспорта перед рейсом или новой сменой, выпуске транспортного средства на линию |
Оформляется лицом, ответственным за техническое состояние транспорта. Содержит данные о дате и времени проведения осмотра и выпуска на линию, его результатах, должностном лице, которое несет ответственность за техническое состояние транспортного средства |
|
Файл обмена данными о результате медосмотра после смены или рейса |
Содержит информацию о дате и времени проведения медосмотра, водителей, медработнике |
Договор фрахтования состоит из двух файлов обмена данных:
Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена данных:
Новые форматы перевозочных документов действуют с 11 марта 2023 г.
В 2023 году будут разработаны форматы четыре важных документов:
Документы, созданные по утвержденным форматам, можно будет передавать в ФНС при проведении контрольных мероприятий.
Формализованные документы должны быть представлены с расширением XML, а для неформализованных это не обязательное требование.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь в подключении ЭДО?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать, подключить и настроить электронный документооборот в вашей компании.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
На неавтоматизированном предприятии многие операции выполняются вручную, что чревато большими затратами по времени и ошибками из-за человеческого фактора. Нет визуально доступной аналитики — не понятно, какие услуги являются «локомотивом» бизнеса,…
С 1 января 2023 года почти все налоги, сборы, страховые взносы уплачиваются новым единым налоговым платежом (ЕНП) — такое требование установлено законом № 263 от 14.07.2022. ФНС сама распределяет поступившие…
Японская кухня пользуется популярностью в России, поэтому если открыть суши-бар с нуля, всегда можно найти клиентов. С другой стороны, это достаточно конкурентный бизнес, особенно в крупных городах. Расскажем, как открыть…
В этой статье поговорим о том, как открыть пивной магазин на разлив с нуля и поясним, почему именно этот продукт выбран для обзора. Пивной бизнес ― один из самых стабильных…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
