С 2022 года согласно поправкам внесенным в Федеральный закон №63 изменяется порядок получения сертификатов для руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей. Они смогут оформить электронную подпись только в Налоговой службе. Сотрудники же смогут получать ЭЦП физических лиц в обычных удостоверяющих центрах. В сертификаты будут внесены только их личные данные. Чтобы подтвердить полномочия и сохранить юридическую значимость документа понадобится машиночитаемая доверенность. Что такое МЧД, как ее оформить и получить, требования к ней согласно текущему законодательству и другие важные вопросы вы найдете в нашей статье.
Оглавление
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронной форме, дающая право сотруднику организации полномочия для подписания документов.
Согласно приказу МинЦифры РФ от 18.08.2021 года №857 машиночитаемая доверенность включает в себя информацию о доверителе и представителе, а также передаваемые доверителем представителю полномочия. Руководитель организации или ИП заверяет МЧД своей электронной подписью. По сути МЧД является заверенным xml-файлом.
Форма машиночитаемой доверенности еще не утверждена. В скором времени Минцифры предоставит рекомендованный формат такой электронной доверенности. Скорее всего формат не будет одинаковым для отчетов и ЭДО.
Если рассматривать законодательство Российской Федерации, а именно Федеральный Закон №14 статья 40 пункт 3, то становится ясно, что любые сделки от мени организации имеет право совершать только руководитель организации. Только он имеет право совершать обмен документами между контрагентами и подавать отчеты в госорганы.
В 2022 году сотрудники организаций будут получать не электронные подписи юридических лиц (содержат личные данные и данные организации), а ЭЦП для физических лиц (содержат только личные данные). Сертификаты юридических лиц смогут оформить только владельцы организаций.
Чтобы сотрудники могли работать как раньше, подписывать и подавать документы, работать с контрагентами и нужна МЧД.
Машиночитаемая доверенность дает сотруднику право представлять интересы организации. МЧД дает право подписывать электронные документы и работать с ЭДО от имени организации. Таким образом, используя обычную электронную подпись физического лица сотрудник сможет работать с ЭДО.
Плюсом МЧД также является освобождение от прохождения регистрации на сайте Налоговой службы, отмена необходимости создания бумажных копий документа и их личное предоставление в ФНС.
Изначально планировалось, что машиночитаемые доверенности вступят в силу с 1 января 2022 года, однако нововведение решили отложить.
Уже с 1 марта 2022 до 1 января 2023 года наступит переходный период. Можно применять и старые и новые правила. Так сотрудники организаций все еще смогут оформить сертификаты юридических лиц, где будут указаны их личные данные и данные организации, и подписывать документы такой электронной подписью. При этом как и раньше будет нужна будет бумажная доверенность. Все оформленные ЭЦП с такими сертификатами будут действовать до конца 2022 года. В переходный период можно начать использовать новую схему работы с МЧД. Это позволит внедрить и протестировать новую схему работы до того момента, как она станет обязательной. Уже можно оформить электронную подпись физлица без данных организации. Но все документы, которые подписываются такой подписью, с какого-то момента будут действительны только при наличии МЧД. Рекомендуем проверить, умеет ли работать ваша программа электронного документооборота с новым типом доверенностей.
С 1 января 2023 года согласно ФЗ №443 от 30.12.2021 года применение машиночитаемых доверенностей станет обязательным, если документацию подписывает не владелец организации (директор) или ИП.
На сегодня схема работа с МЧД пока не утверждена, не хватает очень многих важных положений:
доверенностей в машиночитаемом виде еще только на пол пути. Ожидается скорая разработка и внедрение недостающих нормативных актов.
В 2022 году можно работать с бумажными доверенностями, МЧД станет обязательным с 2023 года.
 |
Читайте также: Электронная подпись для сотрудника организации |
Как мы уже говорили ранее, порядок взаимодействия с ФНС и МЧД уже разработан. Согласно приказу ФНС №ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года МЧД можно использовать при работе с уполномоченным представителем вместо обычной бумажной доверенности. До нововведения при отправке отчетов уполномоченным представителем система ФНС сама прикрепляла к каждому такому отчету сообщение с информацией о представительстве. В новой схеме работы будет использован тот же метод, только будут указаны данные электронной доверенности.
|
Раньше Сертификат сотрудника (ЭЦП) Сообщение о представительстве Доверенность в бумажной форме |
Сейчас Сертификат физлица (ЭЦП) Сообщение о представительстве Электронная доверенность МЧД |
*Пока действует переходный период работают обе схемы работы.
Электронная доверенность в машиночитаемом виде оформляется единожды до момента подачи отчетности в ФНС. Доверенность заверяется директором или ИП. При этом созданную и заверенную доверенность можно отозвать в любой момент по желанию.
Порядок работы с электронными машиночитаемыми доверенностями при подаче отчетов в Фонд Социального страхования уже отработан и в скором времени будет запущен. Найти утверждающие документы по работе с МЧД можно на сайте ФСС РФ. При приеме документов, если ИНН сертификата, которым были подписаны документы, не соответствует ИНН страхователя, ФСС всегда требует бумажную доверенность. Ее можно было загрузить на сайте ФНС и потом система сама находила ее по необходимости. Схема работы с МЧД будет почти такая же. До того, как нужно будет сдавать отчетность, нужно внести на сайт МЧД. При подаче документов нужно будет указывать идентификационный номер электронной доверенности.
Где следить за ситуацией
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства
Машиночитаемая доверенность (МЧД) для электронного документооборота пока не имеет утвержденного рекомендованного формата. Однозначно ясно, что формат МЧД для подачи отчетности в ФНС и МЧД для ЭДО будут отличаться.
На данный момент ФНС занимается разработкой единого реестра машиночитаемых доверенностей, к которому для проверки доверенностей смогут получить доступ операторы электронного документооборота, банки, государственные органы и удостоверяющие центры.
Формат предоставления данные и требования к МЧД опубликованы на сайте нормативно-правовых актов.
Приказ №857 Минцифры от 18.08.2021 года устанавливается:
Как правильно оформить машиночитаемую доверенность в 2022 году? Все машиночитаемые доверенности оформляются примерно таким образом:
Машиночитаемую доверенность не нужно заверять у нотариуса. МЧД подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности (директор, владелец ИП).
Физическое лицо не являющееся сотрудником организации может получить МЧД. В электронной доверенности прописываются передаваемые полномочия, документ заверяется ЭЦП руководителя.
Если организация меняет лицо, которое является участником информационного обмена и имеет право представлять организацию без доверенности, возникает необходимость оформления актуального квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП). МЧД подписываются с применением КСКПЭП лица, которое имеет право представлять интересы организации без доверенности. Поэтому в случае замены такого лица требуется переоформление всех ранее выданных действующих машиночитаемых доверенностей.
Если срок действия электронной подписи, которой подписали МЧД, истек, то МЧД продолжает действовать. Доверенность можно оформить на любой срок, если не указать срок действия, то МЧД будет действовать 1 год.
Нет, изменить уже подписанную МЧД нельзя. При попытке внести изменения нарушится целостность файла, и доверенность потеряет силу.
Сегодня формат МЧД носит рекомендательный характер. Допускается возможность создания и применения своих форматов. Госорганы могут использовать единый формат или разработать собственный. ФНС предложила единый формат для всех госорганов, но пока официально сообщений нет.
Смена руководителя не прекращает действия доверенности до того момента, как доверенность будет отозвана в установленном порядке. Контрагент может запросить новую доверенность на действующего руководителя или документы, подтверждающие полномочия предыдущего.
Подписать МЧД может только руководитель или доверенное лицо (лицо действующее на основании доверенности). Если передать право подписи бухгалтеру, то такие доверенности нужно заверять у нотариуса.
Да, на одного сотрудника можно оформить несколько МЧД, но удобнее выпустить одну доверенность с перечислением необходимых полномочий и ограничений.
Доверенность отзывается в той системе, в которой была выпущена. Запрашивается образец на отмену доверенности и формат предоставления. Отправить заявление можно через оператора ЭДО или напрямую в информационную систему.
Передавать доверенность отдельным файлом не обязательно, можно указать информацию в контенте документа если он в xml формате.
Нет, оформлять МЧД задним числом незаконно, можно использовать только текущую дату.
Можно в собственной информационной системе организации с соблюдением правил к формату документа.
Да, можно прописать ограничение, что сотрудник может подписывать договора до определенной суммы.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь по регистрации в Честный Знак?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем зарегистрироваться в системе.
Начиная с 1 июля 2021 года вступили в силу некоторые изменения, касающиеся электронных подписей и правил их выдачи. В связи с этим предприниматели и организации начали задаваться вопросами о том,…
В статье расскажем, как перейти на ЭДО ― в 2022 году это вопрос волнует многих, поскольку с 1 января произошел ряд важных изменений. Еще недавно электронный документооборот казался сложной технологией, требующих…
С 1 января 2023 года меняются правила получения электронной подписи (ЭП, ранее ― ЭЦП) на сотрудников. С 1 января 2022 г. они изменились для руководителей организаций. Изначально были установлены другие…
1 сентября 2023 года в Российской Федерации начался постепенный переход с бумажных доверенностей на машиночитаемые. Правила подписи документов сотрудниками организаций, подключенных к реестру ЕГАИС, изменились. Без МЧД документооборот повиснет мертвым…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
