В 2023 году предусмотрена новые правила ведения документов по онлайн-кассе. Нарушение кассовой дисциплины наказуемо ― предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Мы расскажем, как их избежать. Подробно объясним, какие документы по онлайн-кассе нужны в 2023 году, а какие уже не потребуются.
Оглавление
В 2023 году в рамках кассовой дисциплины согласно указанию Банка России № 3210-У нужно вести следующие документы:
При проведении инвентаризации онлайн-кассы кассир заполняет акт инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15 и опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Образцы документов и инструкции по их заполнению можно найти в Постановлении Госкомстата РФ №88. Документы ведутся в бумажной форме и хранятся в течение 5 лет.
Расскажем подробно, какие документы для онлайн-кассы особенно важны, и что они собой представляют.
С помощью приходного кассового ордера (ПКО) ИП или юрлицо подтверждает поступление наличных средств в кассу. Обязанность по заполнению документа (ф. КО-1) возложена на бухгалтера.
В ПКО содержатся номер ордера, дата создания, Ф. И. О. и должность лица, которое вносит деньги. Нужно указать основание для внесения, сумму цифрами и прописью.
ПКО подписывают бухгалтер и кассир, принявший деньги. Документ можно оформлять в электронном виде. Но в этом случае его придется заверять ЭП. Обратите внимание на то, что в 2022 году сотрудники могут пользоваться сертификатами с реквизитами работодателя. А с 1 января 2023 г. им нужно получать подписи на физлиц и при заверке документов прилагать машиночитаемую доверенность.
ПКО можно оформить по данным пробитых за день чеков. Или воспользоваться сведениями из отчета о закрытии смены. Последний вариант пользуется наибольшей популярностью.
Расходный кассовый ордер или РКО фиксирует расходы. Например, нужно выдать заработную плату сотрудникам. Документ также оформляет бухгалтер по форме КО-2. В РКО содержатся следующие данные:
При выдаче денег получатель должен написать сумму прописью, подтверждая тем самым передачу средств адресату.
В Кассовой книге фиксируется денежный оборот в пределах смены и за другие периоды: месяц, квартал, год. Записи вносятся согласно данным первичных документов ― в данном случае ими служат приходный и расходный кассовые ордеры.
Пример. Выручка наличными составила 200 тыс. рублей. Все, что получено, в конце смены отдали в банк. Значит, в строке расходов будет указана такая же сумма.
По итогам месяца, квартала и года данные в каждой колонке суммируются. Выводится общий остаток.
В расчетно-платежной ведомости фиксируют следующие данные:
Расчетно-платежная ведомость формируется по ф. Т-49.
Также существует платежная ведомость. От расчетно-платежной она отличается тем, что в ней содержится сумма к выдаче. А размер начислений фиксируется в отдельном документе ― расчетной ведомости. Какие документы оформлять при работе с онлайн-кассой, в данном случае решает работодатель.
Книга учета доходов и расходов обязательна для организаций на УСН и ИП на всех видах налогообложения.
В документе фиксируют принятые и выданные наличные средства. Заполняют КУДиР кассиры. Внутреннее содержание Книги представлено в табличной форме.
Предусмотрены отдельные графы для расходов и доходов (суммы за смену). Обязательно «подбиваются» итоговые суммы за месяц, квартал и год.
Кассовые документы при онлайн-кассе заполняют в те дни, когда проводились операции с наличными. Если их не было, можно не вести учет
Кассовую книгу можно купить в бумажном формате или вести в электронном. В последнем случае можно заверять с помощью ЭП или не делать этого (по желанию). Листы кассовой книги в конце дня нужно распечатывать в двух экземплярах и поставить подпись.
При обмене документами между контрагентами через систему ЭДО обязательно используется ЭП, которая приравнивается к ручной подписи и печати.
Такая заверка необходима, иначе документ утрачивает юридическую значимость. Если он подписан с помощью ЭП, его не нужно распечатывать.
Важно! В бумажных документах не допускаются исправления. При допущении ошибки придется составлять его заново.
Кассовые документы хранятся в архиве не менее 5 лет с момента завершения их заполнения. Но есть исключения. Например, документы на выдачу заработной платы нужно хранить в течение 6 лет. Если на сотрудников не открыты лицевые счета ― 75 лет.
Примерная схема работы выглядит следующим образом. Кассир в супермаркете по завершении рабочего дня снимает отчет о закрытии смены. Пересчитывает выручку и сверяет с суммой, зафиксированной в документе. Отдает деньги бухгалтеру. Тот заполняет приходный ордер, где указывает сумму, принятую от кассира. Обе стороны ставят на документе свои подписи.
Иногда кассир частично выполняет обязанности бухгалтера. В таком случае он имеет право составлять самостоятельно некоторые ПКО и РКО.
Онлайн-касса позволяет формировать фискальные документы и передавать их в Налоговую через интернет и ОФД.
При открытии смены формируется отчет об открытии смены, а в конце — отчет о закрытии. Этот документ пришел на смену Z-отчету с разницей лишь в том, что в отчете о закрытии есть данные по количестве переданных фискальных документов.
При продаже кассир формирует кассовый чек. Некоторые ИП и организации предоставляющие услуги или выполняющие работы могут выдавать бланки строгой отчетности (БСО). При необходимости кассир может пробить чек коррекции, например, если при расчетах с покупателем продавец забыл пробить чек.
В том случае, когда чек был сформирован с ошибками, нужно оформить чек прихода и чек возврата прихода.
Есть также и другие документы, которые формируются на онлайн-кассе: отчет о регистрации ККТ, об изменении параметров регистрации и отчет о закрытии ФН. Эти документы требуются при действиях с кассой на сайте ФНС.
После внесения поправок в закон по онлайн-кассам Министерство финансов РФ подготовило письмо № 03-01-15/54413, где подробно объясняется, какие документы больше не нужны при работе с кассой. По этим данным оформлять документы из постановления Госкомстата № 132 больше не обязательно. Таким образом, больше не требуется вести и оформлять следующие документы:
Теперь все эти данные онлайн-касса передает самостоятельно, поэтому документы больше не оформляются. Обязательным остается ведение для тех, кто не использует онлайн-кассы.
Законодательство в части онлайн-касс постоянно изменяется. На что стоит обратить внимание сейчас расскажем далее.
С 6 августа 2021 г. в реестр фискальных накопителей внесены новые модели ― ФН-М. Это не означает, что с этой даты нужно использовать именно их. Если вы зарегистрировали старую модель до 6 августа, можете работать с ней до завершения срока действия. Потом ― только ФН-М.
Если вы продаете маркированные товары (за исключением ювелирных украшений, меховых изделий и алкоголя), нужно использовать новый формат фискальных документов (ФФД 1.2). Если ваша деятельность с ними не связана, можете применять ФФД 1.05 или ФФД 1.1
Согласно Приказу ФНС № ЕД-7-20/798@ от 08.09.2021, утвержден новый порядок работы в личном кабинете на портале ФНС. Нововведения связаны с:
Приказ вступил в силу 1 марта и будет действовать вплоть до 2028 года.
С 01.03.2022 действуют новые документы при регистрации онлайн-кассы:
При оформлении заявки на регистрацию кассового аппарата теперь придется указывать, применяется ли он для расчетов, связанных с продажами маркированных товаров. Новые формы документов утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-20/799 от 08.09.2021.
В связи с распространением маркировки на разные группы товаров, большая часть нововведений внесена именно в маркировочное законодательство. Государство старается установить усиленный контроль над такой продукции при ее обороте на территории РФ.
Так, с 20 апреля 2022 г. появляется обязанность указывать маркировочный код товара в кассовом чеке. Требование распространяется на организации и ИП, чья деятельность связана с:
До 20 апреля эти компании имеют право игнорировать требование. Но по наступлении этой даты оно становится обязательным.
При совершении операций с наличными средствами ИП на УСН заполняет ПКО, РКО, кассовую книгу, КУДиР. В дни выдачи заработной платы сотрудникам ― платежно-расчетную ведомость.
На кассовых документах ставит подпись главный бухгалтер или бухгалтер (если их нет в штате ― руководитель), кассир. При оформлении документов на бумажном носителе кассиру выдается печать или штамп (например, с наименованием компании, ее ИНН и словом «Получено»).
При Нарушении регистрации или перерегистрации онлайн-кассы в ФНС полагаются предупреждение или штрафы размером от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь в регистрации онлайн-кассы?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем зарегистрировать онлайн кассу в ФНС.
Открыть расчётный счёт – один из первых шагов и самых важных в бизнесе. В этой статье расскажем, как можно это сделать. Открыть расчетный счёт онлайн на выгодных условиях Откройте…
Большое количество нововведений ждет предпринимателей в 2022 году. Изменения по онлайн-кассам затронут розничных и оптовых продавцов маркированных товаров. Теперь они должны будут использовать новый формат фискальных данных — ФФД 1.2….
В этой статье мы разберемся, действительно ли так важно проводить обслуживание кассовых аппаратов, или же можно со спокойной совестью забыть об этом. Онлайн-кассы — технически сложные устройства, которые действительно часто…
Вопрос выбора современной и надежной модели кассового аппарата, которая будет подходить под нужды бизнеса и соответствовать требованиям закона о контрольно-кассовой технике, остается актуальным до сих пор. За время существования 54-ФЗ…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
