В статье расскажем, как перейти на ЭДО ― в 2022 году это вопрос волнует многих, поскольку с 1 января произошел ряд важных изменений. Еще недавно электронный документооборот казался сложной технологией, требующих больших ресурсов. Но как показала практика, ЭДО удобнее, чем бумажное делопроизводство, а также обходится дешевле. Для одних дело действительно в удобстве, для других ― требование закона. Расскажем, кому нужно обязательно использовать ЭДО в 2022 году, а у кого пока еще есть выбор. А также объясним, как перейти на электронный документооборот с контрагентами.
Оглавление
Для справки!
ЭДО ― это не просто обмен электронными документами между контрагентами. Он происходит с участием оператора ЭДО, которым выступает организация, обладающая необходимой технической и программной базой для обеспечения защиты передаваемой информации путем шифрования. Это ограничивает доступ третьих лиц к внутренним данным контрагентов. Задача оператора ЭДО ― сделать электронный документооборот безопасным.
В Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020 указано, кто обязан перейти на ЭДО с 1 января 2022 года. В перечень вошли участники оборота маркированных товаров, а именно:
Другие отрасли пока не указаны, но скоро требования закона коснутся и их. Если вы торгуете маркированными товарами, которые еще не вошли в вышеизложенный перечень, рекомендуем все равно подключиться к оператору электронного документооборота. Во-первых, это позволяет вам сделать работу проще и удобнее. Во-вторых, ваш бизнес будет готов к грядущим переменам. Но есть исключения. Так, до сих пор разрешается передавать прямые сообщения в систему «Честный ЗНАК», если товар выводится из оборота. Например, при продаже.
Покупатели ― физические лица, и им не обязательно переходить на электронный документооборот.
Обратите внимание на то, что покупатель, работающий с ЭДО, может выставлять электронный УПД на выбытие товара или направить прямое сообщение в систему маркировки. Если же он не подключен к ЭДО, продавцу нужно подавать данные самостоятельно через личный кабинет пользователя.
С 1 ноября 2022 года участники оборота упакованной воды обязаны вести объемно-сортовой учет. Это значит, что до этой даты им нужно обязательно переходить на ЭДО. Требования по другим категориям товаров отслеживайте на официальном сайте «Честный ЗНАК».
В 2022 году грузоперевозчики могут работать с электронными документами. Смысл заключается в следующем. В РФ запустили единую информационную систему, где будут храниться перевозочные документы. Доступ к ней полностью открыт для органов государственной власти. Таким образом, все, кто имеет отношение к данному бизнесу (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики), заключают договор с оператором ЭДО.
В электронной товарно-транспортной накладной содержатся файлы обмена:
Напоминаем, что эксперимент по внедрению электронных перевозочных документов прошел еще в прошлом году в 6 регионах России. Его результаты оказались более чем успешными, поэтому было принято решение распространить программы ЭДО для грузоперевозчиков в пределах всей страны.
С 1 марта 2022 г. операторы ЭДО, кроме своих непосредственных обязанностей по защите данных, обеспечивают круглосуточную техническую поддержку пользователей. Клиенты должны получать ответы на интересующие их вопросы в течение 10 минут в режиме телефонной связи и до 2 часов по электронной почте. С этой же даты действует новый реестр операторов ЭДО. Законодательство не ограничивает бизнесменов в выборе, можно отдать предпочтение любой компании-оператору из официального списка. Расскажем немного о том, для чего нужен этот реестр. Налоговая служба таким образом объединяет операторов, которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживания и взаимодействие между подконтрольными лицами и контролирующими органами. То есть, предоставляют две или одну из услуг. И только на этих условиях могут считаться «легальными» операторами ЭДО.
Сроки записей в реестре не безграничны:
Это означает, что содержание списка периодически пересматривается.
Документ, передаваемый через систему ЭДО, не будет обладать юридической значимостью, если его не заверить электронной подписью. В 2022 году изменилась схема ее получения для работодателей. Обратите внимание, что для заверки рабочих документов понадобится именно усиленная КЭП.
С 1 января 2022 действуют новые требования для ИП, нотариусов и юрлиц:
Финансовые организации получают подпись в УЦ Банка России, государственный сектор ― Федерального Казначейства. Теперь про сотрудников. До конца 2022 г. они могут продолжать пользоваться электронными подписями, в сертификате которых содержатся реквизиты работодателя. С 1 января 2023 г. им придется заверять рабочие документы только теми КЭП, которые выданы на физических лиц, дополнительно прилагая машиночитаемую доверенность. Отметим, что получить МЧД можно уже с 1 марта, но на добровольной основе. Сотрудникам компаний выдают подписи коммерческие Удостоверяющие Центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.
Мы подошли к главному вопросу нашей статьи: как перейти на электронный документооборот. Нужно пройти несколько важных этапов:
Некоторые операторы ЭДО предоставляют возможность интегрировать их сервисы с товароучетными системами клиентов. Как перейти на ЭДО с контрагентами? Нужно, чтобы все участники были подключены к системе электронного документооборота. Не обязательно, чтобы все работали через одного оператора, каждый партнер вправе выбрать ту организацию, условия которой кажутся наиболее лояльными. Крупные операторы поддерживают технологию роуминга.
Мы выяснили, как ИП или ООО перейти на электронный документооборот. Обратите внимание, что индивидуальные предприниматели и юридические лица пользуются одной и той же инструкцией. Возложите обязанность по защите электронных документов на оператора ЭДО, и они всегда будут в безопасности.
В 2022 году переход на электронный кадровый документооборот не обязателен. Многие организации до сих пор работают с бумажными документами. Пока этот вопрос вправе решать работодатель. Обязательный переход на кадровый документооборот запланирован на 2023 год.
Чтобы ИП перейти на ЭДО, нужно получить усиленную КЭП и заключить договор с оператором электронного документооборота. Его можно выбрать из реестра, утвержденного ФНС (ссылка). Дополнительно нужно внести изменения в учетную политику и предоставить права доступа сотрудникам, которые несут ответственность за работу с электронными документами.
Для подписания договоров не обязательно личное присутствие сторон, если ведется работа в системе ЭДО. Документ, заверенный КЭП, приравнивается к бумажному аналогу с ручной подписью и печатью.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Хотите подключиться к ЭДО?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и оформим подключение.
Андрей 11.04.2023 13:45 
Анюта 11.06.2024 20:56 
Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в…
Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо…
С 1 января 2023 года меняются правила получения электронной подписи (ЭП, ранее ― ЭЦП) на сотрудников. С 1 января 2022 г. они изменились для руководителей организаций. Изначально были установлены другие…
В статье рассмотрим товары, подлежащие маркировке в системе «Честный ЗНАК». Напомним, что в 2021 году через ГИС ИТ прослеживается несколько групп продукции. По другим уже проводится эксперимент, который предшествует введению обязательной…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
