Инвентаризация кассы ― проверка фактического объема денежных средств и сопоставление с данными в учете. По результатам определяется недостача или излишки. Основные причины расхождений ― неправильное проведение расчетов и мошеннические действия персонала. В статье расскажем, в каких случаях проводится инвентаризация средств в кассе, порядок процедуры и что делать после получения результатов.
Оглавление
Инвентаризация денежных средств в кассе бывает обязательной и добровольной. Первая проводится в случаях, закрепленных на законодательном уровне. Причины обязательной инвентаризации кассы:
Добровольная инвентаризация проводится по вашему желанию. Повод для нее не нужен. Сроки инвентаризации кассы на добровольной основе не установлены. Повода для ее проведения тоже нет. Также инвентаризация бывает плановой и внеплановой. К плановой готовятся заранее. Предварительно известна дата ее проведения. Внеплановая инвентаризация происходит внезапно, чтобы выявить все возможные нарушения. Основания для внепланового проведения инвентаризации кассы:
Внеплановую инвентаризацию проводите хоть каждый день. Сроки такой проверки не ограничены. Для внеплановой инвентаризации составьте приказ, где укажите причину ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.
В составе инвентаризационном комиссии присутствуют:
Различают сплошную или выборочную инвентаризацию денег в кассе. При сплошной проверяют:
Выборочная инвентаризация кассы проводится в том случае, когда нужно проверить что-то конкретное. Например, только наличность. Руководитель отражает в приказе предмет проверки.
Прежде всего, помните об обязательном ограничении. При инвентаризации не принимайте и не выдавайте деньги и другие ценности. Операции с ними возможны только после анализа результатов проверки.
Порядок проведения инвентаризации кассы:
Акт инвентаризации денежных средств в кассе составляется по ф. ИНВ-15.
Для ценных бумаг и БСО ― ф. ИНВ-16.
Результаты инвентаризации денежных средств в кассе:
В первом случае ничего делать не нужно. Какие меры следует предпринять в двух других ― подробно объясняем далее.
Если при инвентаризации в кассе выявлена недостача, сделайте следующее:
Кассиры представляют объяснительные в письменном виде. Для этого можно использовать обратную сторону акта ИНВ-15 или отдельный лист. Объяснительные содержат следующие данные:
Если ваш сотрудник не хочет писать объяснительную, составьте акт об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе. Он должен поставить на нем свою подпись. Если он и это не хочет делать, зафиксируйте его отказ в акте с подписями двух свидетелей. Если ваш сотрудник напрочь отказывается возмещать недостачу, вы можете это сделать принудительно. Для взыскания составьте соответствующий приказ. Все решается в судебном порядке:
Вы также можете отказаться от материальной компенсации и ограничиться выговором. У вас на это есть полное право. То есть, как действовать в конкретном случае, решать работодателю.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Проводки, оформляемые в том случае, если вы не заставляете кассира возмещать недостачу:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 91-2 | 94 | Сумма недостачи признается в составе прочих расходов |
Проводки, если сотрудник не виновен в недостаче:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 91-2 | 74 | Списание недостачи с неопределенным виновником |
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Добровольную инвентаризацию кассы можно проводить когда угодно ― на ваше усмотрение. Обязательная ― при наступлении обстоятельств (подошел срок сдачи годовой бухгалтерской отчетности, меняется материально ответственное лицо и т. д.).
При инвентаризация кассы полученные фактические сведения сопоставляются с данными в учете. По результатам проверки можно выявить излишки или недостачу.
Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в присутствии материально ответственного лица (как правило, кассира). Создается соответствующий приказ и созывается инвентаризационная комиссия, члены которой пересчитывают деньги в кассе и сверяют их с остатком по кассовой книге.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь по онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем решить вопрос с вашей кассой.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Бухгалтерский учет онлайн-касс и кассовых операций ― система непрерывного сбора, документирования и обобщения данных о хозяйственной деятельности предприятия. При внедрении новой ККТ формат бухучета и выполнение ключевых операций не слишком…
Ошибки кассового аппарата — с этой проблемой нередко сталкиваются кассиры при работе с кассовым оборудованием. Для того чтобы найти решение определенной ошибки, необходимо понять первопричину ее возникновения. Ошибка может возникнуть,…
Лимит кассы на 2022 год для организаций продолжает действовать. Ограничения предусмотрены для борьбы с теневым оборотом денег в бизнесе. Рассказываем, для кого лимиты обязательны, а кто может без них обойтись, по…
В 2022 году предусмотрена новые правила ведения документов по онлайн-кассе. Нарушение кассовой дисциплины наказуемо ― предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Мы расскажем, как их избежать. Подробно объясним, какие документы…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
