С 1 января 2023 года меняются правила получения электронной подписи (ЭП, ранее ― ЭЦП) на сотрудников. С 1 января 2022 г. они изменились для руководителей организаций. Изначально были установлены другие сроки, но потом их перенесли. В итоге предприниматели окончательно запутались. Мы подробно изучили правила получения ЭП для разных категорий налогоплательщиков и готовы предоставить исчерпывающие данные. Электронная подпись для сотрудника — это цифровой аналог личной подписи от руки, который выдают работникам организаций для заверки документов. (выделить)
Оглавление
Ранее был принят общий термин для обозначения электронной подписи ― ЭЦП. В 2022 году он не актуален. Теперь используют аббревиатуру ЭП. Чтобы не запутать читателя, периодически будем применять привычный ему устаревший термин ― ЭЦП. Доверенные (уполномоченные) лица организации ― сотрудники, имеющие право на заверку документов компании с помощью ЭП. Ранее они получали подпись на юрлицо (в сертификате значились его реквизиты). В 2022 году это тоже возможно, но в 2023-ем правила кардинально меняются. Напоминаем, что в 2021 году изменились правила аккредитации Удостоверяющих центров. Не все организации, которые ранее выдавали ЭЦП для сотрудников и их руководителей, смогли ее пройти.
Обратите внимание! Для заверения документов, на которых в бумажном виде ставят личную подпись и печать, нужна именно квалифицированная ЭП (КЭП). Действие неквалифицированной подписи сильно ограничено. Поэтому рекомендуем сразу получать КЭП и использовать ее для разных целей.
В 2022 году руководители кредитных и некредитных финансовых организаций, операторов платежных систем, бюро кредитных историй получают электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ) Банка России. Юрлица (руководители организаций), ИП и нотариусы — в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц (на момент написания статьи их три: ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»). Представители госсектора — в УЦ Федерального казначейства. Электронную подпись уполномоченным лицам выдают коммерческие Удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.
Поговорим о сроках получения новых электронной подписей для сотрудников и их руководителей.
Руководители компаний в 2022 году:
Сотрудники предприятий получают ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах:
Если обрисовать ситуацию вкратце, скажем следующее. С 1 января 2023 года сотрудники организаций теряют право на заверку рабочих документов с помощью ЭП на юрлицо. С этой даты они обязаны использовать электронную подпись на физическое лицо. А при заверке документов обязательно прилагать машиночитаемую доверенность. МЧД и ЭП на физлицо — неотъемлемые составляющие при подписании официальных бумаг компании сотрудником. В то же время, ЭЦП на сотрудника организации можно использовать и для личных целей. Только в этом случае не нужно прилагать машиночитаемую доверенность.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ в электронном виде, согласно которому руководитель организации доверяет заверку рабочих документов своему сотруднику (с помощью ЭП на физлиц). Представлена в виде XML-файла. Если информационная система не позволяет открыть документ в этом формате, его можно составить в машиночитаемой форме .PDF. Напоминаем, что в ЭЦП для сотрудника с правом подписи не указаны реквизиты компании. Зато они есть в машиночитаемой доверенности, которую доверенное лицо прилагает при заверке документов. МЧД не требует нотариальной заверки, работодатель подписывает ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или другом, который утвержден Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020. Машиночитаемую доверенность начнут выдавать с 01.03.2022. Но до 01.01.2023 использовать ее можно добровольно (то есть, если сотрудник получит подпись на физлицо и будет использовать ее для заверки рабочих документов). Требования к форме МЧД утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021. В доверенности содержится следующая информация:
Далее рассмотрим алгоритм оформления электронной подписи сотрудников
Чтобы получить ЭЦП на сотрудника, физлицо должно лично посетить Удостоверяющий центр или подать заявку удаленно (например, это можно сделать через портал Госуслуги).
К заявлению требуется приложить пакет документов:
Перед тем как оформить ЭЦП на сотрудника организации, нужно решить для себя, куда будет записан ключ и сертификат ЭП: на защищенный флеш-носитель (он же токен) или смарт-карту.
Известная компания, специализирующаяся на выпуске защищенных носителей для записи и хранения электронной подписи, ― Рутокен.
Также для работы понадобятся: криптопровайдер (например, КриптоПро), СКЗИ, плагин (КриптоПро ЭЦП Browser plug-in). Срок действия ЭП — 1 год.
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Список аккредитованных УЦ, действующих в 2022 году, размещен на сайте Минцифры РФ. Его можно открыть в формате файла XLSX или скачать себе на компьютер.
Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи ― это электронный документ, который подтверждает, что ключ ЭП принадлежит владельцу (п. 1 ч. 4 ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет настроить электронный документооборот (ЭДО) между контрагентами (при условии, если обе стороны принимают такой тип подписи).
Усиленная КЭП создается путем криптографического преобразования данных. Ее действие распространяется на любые операции, требующие заверки документа с помощью ЭП.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь с электронной подписью?
Не теряйте время, закажите консультацию сегодня и мы ответим на все вопросы по электронным подписям.
Начиная с 1 июля 2021 года вступили в силу некоторые изменения, касающиеся электронных подписей и правил их выдачи. В связи с этим предприниматели и организации начали задаваться вопросами о том,…
В 2021 г. намечаются изменения в электронной подписи. Они коснутся участников торгов, тех, кто сдает отчеты в режиме онлайн, а также использует ЭЦП для иных целей. Электронная подпись для онлайн-кассы …
Ни для кого не секрет, что для ИП в 2022 году начинают вступать в силу ряд важнейших изменений, касающихся не только непосредственной деятельности предпринимателей, но также способов налогообложения, страховых взносов,…
Мораторий на налоговые проверки малого и среднего бизнеса до конца 2022 года вступил в силу согласно распоряжению правительства РФ. Мораторий распространяется не на всех и касается только плановых проверок. Бухгалтерское…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
