УПД можно использовать с 2013 года взамен счёта-фактуры и первичных бухгалтерских документов. Он их объединяет и тем самым снижает загруженность документооборота. Некоторые участники рынка могут использовать его на добровольной основе, но для части он является обязательным документом. Рассмотрим, какие виды УПД существуют, в каких случаях используются и как заполняются на примере СБИС.
В этой статье вы узнаете:
Оглавление
Универсальный передаточный документ (УПД) — это бухгалтерская форма, которая объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру. Его основная функция – подтверждение передачи товара или выполнения услуги. В рамках требований ФНС разрешается заменять другие бумаги на УПД.
Многие фирмы привыкли использовать обычные документы — накладные, акты, счета-фактуры. Переходить на УПД необязательно, но это значительно снизит нагрузку на документооборот. Его оформление регулируется Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.
УПД пригодится:
В работе используется 2 вида УПД — со статусом 1 и 2. Первый вариант расширенный, он заменяет сразу обе бумаги: и счет-фактуру, и первичный учетный документ. Второй вариант подойдет в том случае, когда УПД заменяет только первичный документ без учета НДС. Как было описано ранее, выбор зависит от применяемого налогового режима и присутствия/отсутствия НДС. Статус 2 не подходит для ситуаций, где требуется налоговый вычет.
Пример УПД
В отчете указывается:
Где следить за ситуацией
Главные новости — в нашем Телеграме
Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства
Для работы с новым документооборотом понадобится:
Удобнее всего автоматизировать процессы работы с УПД. Для этого существуют специализированные программы, в которых будут заложены многие функции по улучшению эффективности документооборота, к примеру:
Чтобы выгрузить УПД в СБИС, потребуется:
Для загрузки понадобится отчет в формате *.xml. Его можно скачать из вашей учетной системы, к примеру, 1С.
Сохраните его на ПК, а далее переходите к загрузке в СБИС:
Доступные режимы загрузки отчетов:
Как и все документы, УПД необходимо четко сверять и внимательно заполнять. Но человеческий фактор присущ 30% случаев некорректной работы с документами. А потому необходимо понимать, как справиться с последствиями и пресекать их в будущем, чтобы не получить штраф и не привлечь проверку надзорных органов.
Проблема может возникнуть как вследствие неосмотрительности работника, так и в результате сбоя программы. Решение: использовать сканеры DataMatrix для автоматического считывания кодов, проверить интеграцию учетной системы с платформой «Честный знак».
Если неправильно указать ИНН, КПП и адрес продавца, УПД могут отклонить. Решение: сверьте данные контрагентов с ЕГРЮЛ/ЕГРИП, далее делайте это регулярно. В системе учета поставьте в настройках автоматическую подстановку реквизитов.
Указанное в УПД количество товара не совпадает с фактически переданным, что вызовет ошибку. Решение: во время отгрузки уделите особое внимание сверке данных. Перед отправкой проверяйте итоги сверки. Все это правильнее будет сделать в автоматизированной системе.
С 22 января 2025 года УПД должен соответствовать формату 5.03, в противном случае он не будет подходить для работы с маркировкой. Решение: установите лицензионный программный продукт актуальной версии, который поддерживает работу с форматом 5.03. Регулярно проводите обновление ПО.
Если документ не подписан электронной подписью, он считается нелегитимным. Решение: у каждого сотрудника, что работают с ЭДО, должна быть актуальная УКЭП. Также проверьте настройки ЭДО.
Решение: в учетной системе настройте автоматическую передачу сведений. Регулярно проверяйте вручную статусы их отправки.
Если вторая сторона не подтвердит приемку, блокируется завершение сделки в системе «Честный знак». Решение: обе стороны должны уметь работать с УПД, для этого их необходимо обучить. Всегда держите связь с контрагентами, чтобы решать проблемы быстро.
Это обязанность налогоплательщика. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Отсчет начинается не с даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Способы хранения:
Организация вправе сама выбирать формат хранения (бумажный или электронный), но обязана соблюдать установленные сроки и обеспечивать сохранность документов.
Необязательно. Все пункты можно отразить в одном документе, если покупатель один. Если клиенты разные, то потребуются и разные УПД. Именно в этом заключается его отличие от счёт-фактуры, так как в УПД можно включить и товары, и услуги, а в счет-фактуру – нельзя.
Можно. Заполняются данные УПД как в документе для первичного учёта, игнорируя подраздел про счёт-фактуру. В таком случае данные об НДС не вносятся.
Заполнять документы можно как в том, так и в другом варианте. ЭДО становится проще. Но стоит понимать, что электронный УПД – это не просто бумажный документ, а XML-файл, содержащий данные из документа в виде кода.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 8 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна программа СБИС?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию по СБИС и поможем оформить заказ.
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
В 2025 году маркированная молочная продукция прослеживается в системе «Честный ЗНАК» в объемно-сортовом формате. При розничных продажах — выводится из оборота через онлайн-кассу поэкземплярно. Передача продукта с кодами Data Matrix…
СБИС — комплексная система для корпоративного учета и электронного документооборота, разработанная компанией «Тензор». Предназначена для сдачи отчетности, обмена документами с контрагентами, управления бизнес-процессами на разных этапах. Представляем полный обзор системы…
HoReCa — быстрорастущая и развивающаяся отрасль. Чтобы оставаться конкурентоспособными, рестораторам важно быть в курсе последних тенденций и реализовывать их в своем бизнесе. В основе большинства трендов HoReCa лежит автоматизация бизнес-процессов….
Торговое оборудование – это обязательная часть работы любого магазина. Правильно подобранное оборудование упрощает как обслуживание клиентов, так и ведение бизнес-процессов для владельца. В данной статье вы узнаете о стандартном и…
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
